Excel: Mocinho ou Vilão no mercado da Construção
Agilidade, flexibilidade, performance, facilidade de uso,
essas são algumas características pelas quais o Excel vem sendo largamente
usado nas corporações como ferramenta de gestão.
Nos meus mais de 20 anos de experiência já vi planilhas com
as mais diversas características, algumas se tornando verdadeiros sistemas,
poderíamos dizer que em certas organizações ou mesmo em algumas áreas de
corporações podemos ver implementado o “sap”(sistema avançado de planilhas),
planilhas que não só apresentam os resultados em formato visualmente agradável
e amigável, mas que também recebem a entrada e registro desses dados, e ai
começa o problema.
Normalmente essas planilhas por mais seguras que sejam,
podem sempre sofrer manipulação dos dados nelas contido, onde o resultado pode
ser alterado, além de não podemos esquecer de um fator importante, que é a
propriedade do dado, da informação ali contida que facilmente pode ser
desviado, enviado por meio de email, pendrive, disponibilizado na nuvem, e
nesse momento a sua organização pode ter seus dados mais sensíveis e
estratégicos disseminados para aqueles que não deveriam ter acesso ao mesmo .
Outro ponto ao qual devemos atentar é ,que normalmente atrás dessa planilha fabulosa tem
uma pessoa, e somente uma que a concebeu e por isso a conhece como ninguém ,e
somente ele sabe como ajusta-la para atender novas demandas, corrigir problemas
em formulas e gráficos contida na mesma. E se esse individuo se desligar da organização
por um motivo qualquer ? O que fazer ?
Será que essa é realmente uma ferramenta segura para que
todos os seus números mais sensíveis sejam tratados ?
Os dados contidos na planilha são realmente confiáveis ?
Você tem certeza que os mesmos não foram manipulados,
ajustados para apresentar um numero bonito ?
As formulas estão todas corretas ?
Será que nenhum desavisado alterou alguma célula que
continha um formula fundamental, trocando a mesma por um numero digitado ,
usando o algorítimo de Thor ( marreta ) para chegar no resultado esperado ?
Será que nenhum outro membro da sua equipe tem um outra
planilha mágica que apresenta os mesmo dados com um resultado diferente ?
Não estou afirmando que o Excel ou outra ferramenta de
planilha eletrônica não deve ser usada, de modo algum , estou apenas fazendo um
questionamento se estamos usando essa ferramenta da maneira mais adequada.
Não seria mais interessante ,que tivéssemos essa ferramenta
com todas as suas vantagens e potencialidades sendo usada como um extrator de
informação?
Onde os gráficos, tabelas dinâmicas e layouts serão usados para apresentar
a informação que veio do seu ERP e não para gerá-las ?
Usando da maneira adequada , essa ferramenta é
potencializada com a garantia que o dado nela apresentado, não foi e não será
manipulado, que a informação ali contida é sadia e coerente , além de
rastreável.
Usada dessa maneira, garantido a homogeneidade e
padronização dessa ferramenta , tem-se a garantia que a logica de calculo é a
definida pela empresa e não apenas por um colaborador da empresa, que qualquer
alteração nesse modelo foi aprovado por todos os interessados, e que qualquer
um dos interessados nesse dado o verá da maneira adequada.
Vale a pena refletirmos sobre isso, afinal são dois lados da
mesma moeda.
Se essa ferramenta será mocinho ou vilão dependerá apenas de
como vai usa-la.
