Planejar é preciso !

Um dos maiores dilemas vividos no segmento da construção é como fazer o planejamento de uma obra.

Algumas empresas vivem a ilusão de que é possível fazer um orçamento macro, e depois poder fazer o planejamento detalhado sem alterar o orçamento feito. Essas empresas se esquecem que o orçamento é base do planejamento e que, na essência, o orçamento é o Planejamento de Custos do seu projeto.

Muito dessa cultura se deve ao fato de que essas empresas vivem uma realidade de não integração entre áreas, onde a área de orçamento não conversa com a área de planejamento que por sua vez não conversa com quem vai executar a obra e é ai que vive o problema.

O fato mais comum de vermos é a constante desavença entre essas áreas onde um diz que a outra não conhece a sua realidade, e isso é agravado quando essas empresas usam ferramentas que não são estruturadas e muitas vezes integradas para tal.

Vemos que as empresas usam para orçamento uma ferramenta, para o planejamento outra e para a execução e acompanhamento de obra uma terceira diferente das outras duas, isso quando usam ferramentas.

Aliadas a isso temos ainda o mito que o MS Project é a ferramenta ideal para o planejamento de obras, não que isso seja uma mentira. O MS Project é uma ferramenta volta para projetos onde o foco de planejamento e controle é somente o tempo, ou seja, o esforço e o trabalho realizado.

Em uma obra há a necessidade de controlar não só o tempo, mas também o quantitativo de serviços executados.

Existem no mercado ferramentas que nos ajudam nessa tarefa de fazer um bom planejamento de obra, onde podemos aliar o bom planejamento Executivo, Aquisitivo e Financeiro do projeto, e convenhamos, o MS Project não nos dará essa possibilidade.

Não irei falar das diversas ferramentas existentes, mas sim das necessidades de planejamento e como a empresa pode maximizar a rentabilidade do projeto com o bom uso de técnicas de planejamento.

Existem técnicas e ferramentas que são notadamente consagradas e que podem nos auxiliar a fazer um bom planejamento de projeto, uma grande fonte de pesquisa é o PMBOK do PMI (Project Management Instituit).

O que veremos nesse texto é como adequar essas melhores praticas à realidade de uma construtora.

Para esse processo veremos os 3 tipos de planejamento (Executivo, Aquisitivo e Financeiro) e como podemos trabalhar com eles.

1.        Planejamento Executivo

O planejamento executivo abrange a definição de prazos de execução das atividades do projeto, onde ele será a base para os demais planejamentos. Para que ele seja bem feito é necessário que a estruturação da EAP (Planilha de atividades) tenha sido bem feita.

Para que tenhamos um resultado satisfatório é necessário nos atentarmos a alguns pontos:

a.       Que ferramenta irei usar para fazer o planejamento? Cronograma de Barras ou PERT/CPM?

b.      Caso faça opção por usar o cronograma com que granularidade de tempo desejo fazer o acompanhamento do projeto para que possa fazer o planejamento seguindo essa mesma definição.

c.       Caso opte pelo PERT, cabe questionar se existe a cultura para usar essa ferramenta? Por se tratar de uma ferramenta que exige um detalhamento maior no processo de planejamento, existe tempo suficiente para fazer o mesmo?

d.      A estrutura da minha EAP está estruturada da maneira mais adequada para fazer o planejamento, ou seja, está detalhado o suficiente?

e.      Como vou tratar os feriados e dias não uteis?

f.        Qual a jornada de trabalho diária padrão de trabalho para as equipes?

Esses são alguns pontos que merecem especial atenção, para o processo de planejamento executivo.

Uma vez respondida essas perguntas, cabe então iniciar o planejamento.

A mais importante de todas é a pergunta referente à estruturação da EAP do projeto, não adianta termos um orçamento de um empreendimento de 5 torres feitos de maneira macro e querer planejar por bloco, não existe magica ou ferramenta integrada que faça isso.

Se planejar por bloco tenho que orçar por bloco, pois só assim teremos condição de comprar o custo orçado com o custo realizado por bloco.

2.  Planejamento Aquisitivo

O planejamento aquisitivo não abrange somente a compra de material, mas sim a aquisição de todos os recursos do projeto, ou seja, material, mão de obra e equipamentos.OO maior objetivo desse planejamento é permitir que sejam dimensionados e adquiridos os recursos que serão necessários para que o projeto possa ser executado no prazo determinado, ou seja, seguindo o planejamento executivo.

Para esse processo devemos atentar para alguns pontos:

a.       O planejamento executivo está pronto?

b.      Os recursos necessários para cada atividade do meu projeto estão associados às mesmas?

      c.       Os recursos necessários para execução das atividades tem associado a eles o tempo que leva a aquisição, ou seja, a soma do tempo de cotação, negociação, aquisição e entrega?

Esses são alguns pontos que precisam ser verificados para que tenhamos um correto dimensionamento e aquisição de recursos. Como estamos falando de recursos de maneira genérica, vou detalhar alguns pontos para aquisição de material, mão de obra e equipamentos.

2.1 Materiais

Os materiais merecem especial atenção, pois o dimensionamento das quantidades será feito em função do planejamento financeiro e das composições associada às atividades do projeto.

Deve ser feito um plano de aquisição verificando quais os produtos podem ser agrupados para um melhor pacote econômico de compras.

O correto planejamento de compras permite que uma vez enviada a demanda de cada obra para
o departamento de compras o mesmo possa fazer  compras programadas, contratos de fornecimento e tenha uma política de negociação mais agressiva frente aos fornecedores.

2.2 Mão de Obra

A mão de obra é sem duvida o ponto mais crítico no planejamento aquisitivo, encontrar pessoas com a qualificação adequada tem se mostrado cada vez mais difícil, além disso, encontrar essas pessoas na quantidade necessária para que não se perca a produtividade e nem se tenha custos excessivos com demissão e contração.

Para que esse processo seja otimizado é importante que se tenha o correto dimensionamento da equipe necessária em função da produtividade que se deseja alcançar. Existem softwares que fazem esse dimensionamento de equipes levando uma serie de fatores em consideração que, não somente a produtividade de um profissional diante de determinada frente de trabalho.

Esses produtos normalmente levam em consideração informações referente as paradas por chuva e motivos adversos, jornada de trabalho possível na região e número de turnos.

Uma ferramenta que faz isso com muito primor é a ferramenta da TOTVS, mas existem outras que também tem essa funcionalidade.

Com esse dimensionamento feito de maneira adequada teremos a Curva S de mão de obra, o que permitirá verificar a equipe necessária período da período do projeto e se essa equipe é plausível, levando assim a decisões como, por exemplo, terceirizar uma parte de um projeto em função de um volume grande contratação e demissão em um curto espaço de tempo.

2.3 Equipamentos.

Assim como a mão de obra o correto dimensionamento dos equipamentos levará a verificar a necessidade de aquisição ou locação de equipamentos, e até mesmo a transferência de equipamentos de um projeto para outro em função de fatores como atrasos e custos.

Como podemos ver o processo de planejamento de aquisições é fundamental para que o projeto seja bem sucedido, tanto no que tange o custo quanto o prazo do mesmo. Além disso, reflete diretamente no próximo tópico que é o planejamento Financeiro do projeto.

3.      Planejamento Financeiro

Esse tópico é tão importante quanto os dois anteriores, porém só é possível fazer um bom planejamento financeiro do projeto depois que as duas etapas anteriores tenham sido vencidas.

Não adianta querer usar somente o orçamento e o cronograma executivo e achar que você terá o planejamento financeiro do projeto,  porque você não terá. O que você irá obter com essa informação é somente o valor que será empenhado em cada período de obra.

Isso se deve ao fato de que para que se tenha um correto planejamento financeiro é necessário saber com que condições financeiras serão adquiridos os recursos do projeto, o fato de um projeto durar, por exemplo, 12 meses não significa necessariamente que no decimo segundo mês do projeto todos os custos do mesmo estarão pagos, isso só será uma realidade se todos os recursos adquiridos forem pagos a vista, fato que dificilmente ocorre em projeto de longa duração.

Além desse ponto temos que levar em consideração o planejamento das receitas do projeto, como será o faturamento desse projeto, por medição, por marco, pela venda das unidades imobiliárias, ou seja é necessário agregar ao planejamento de despesas as receitas, e assim teremos o cenário completo do panorama financeiro do projeto e com isso poder traçar inclusive estratégias para mitigar problemas que por ventura venham ocorrer.

Ter esse planejamento bem feito irá permitir ter o fluxo de caixa previsto do projeto, e fazer o acompanhamento do mesmo tanto em uma visão financeira quanto econômica.

Poderíamos expandir o tema de planejamento falando de planejamento de risco, qualidade e vários outros tópicos, porém, esses são em minha opinião, os pontos principais a serem abordados em uma obra.

Uma vez esses 3 itens feitos de maneira correta e com o devido cuidado já temos informações suficientes para que possamos evoluir para um  bom controle do projeto, pois teremos em mão informações para acompanharmos o andamento físico e financeiro do projeto.