Planejar é preciso !

Um dos maiores dilemas vividos no segmento da construção é como fazer o planejamento de uma obra.

Algumas empresas vivem a ilusão de que é possível fazer um orçamento macro, e depois poder fazer o planejamento detalhado sem alterar o orçamento feito. Essas empresas se esquecem que o orçamento é base do planejamento e que, na essência, o orçamento é o Planejamento de Custos do seu projeto.

Muito dessa cultura se deve ao fato de que essas empresas vivem uma realidade de não integração entre áreas, onde a área de orçamento não conversa com a área de planejamento que por sua vez não conversa com quem vai executar a obra e é ai que vive o problema.

O fato mais comum de vermos é a constante desavença entre essas áreas onde um diz que a outra não conhece a sua realidade, e isso é agravado quando essas empresas usam ferramentas que não são estruturadas e muitas vezes integradas para tal.

Vemos que as empresas usam para orçamento uma ferramenta, para o planejamento outra e para a execução e acompanhamento de obra uma terceira diferente das outras duas, isso quando usam ferramentas.

Aliadas a isso temos ainda o mito que o MS Project é a ferramenta ideal para o planejamento de obras, não que isso seja uma mentira. O MS Project é uma ferramenta volta para projetos onde o foco de planejamento e controle é somente o tempo, ou seja, o esforço e o trabalho realizado.

Em uma obra há a necessidade de controlar não só o tempo, mas também o quantitativo de serviços executados.

Existem no mercado ferramentas que nos ajudam nessa tarefa de fazer um bom planejamento de obra, onde podemos aliar o bom planejamento Executivo, Aquisitivo e Financeiro do projeto, e convenhamos, o MS Project não nos dará essa possibilidade.

Não irei falar das diversas ferramentas existentes, mas sim das necessidades de planejamento e como a empresa pode maximizar a rentabilidade do projeto com o bom uso de técnicas de planejamento.

Existem técnicas e ferramentas que são notadamente consagradas e que podem nos auxiliar a fazer um bom planejamento de projeto, uma grande fonte de pesquisa é o PMBOK do PMI (Project Management Instituit).

O que veremos nesse texto é como adequar essas melhores praticas à realidade de uma construtora.

Para esse processo veremos os 3 tipos de planejamento (Executivo, Aquisitivo e Financeiro) e como podemos trabalhar com eles.

1.        Planejamento Executivo

O planejamento executivo abrange a definição de prazos de execução das atividades do projeto, onde ele será a base para os demais planejamentos. Para que ele seja bem feito é necessário que a estruturação da EAP (Planilha de atividades) tenha sido bem feita.

Para que tenhamos um resultado satisfatório é necessário nos atentarmos a alguns pontos:

a.       Que ferramenta irei usar para fazer o planejamento? Cronograma de Barras ou PERT/CPM?

b.      Caso faça opção por usar o cronograma com que granularidade de tempo desejo fazer o acompanhamento do projeto para que possa fazer o planejamento seguindo essa mesma definição.

c.       Caso opte pelo PERT, cabe questionar se existe a cultura para usar essa ferramenta? Por se tratar de uma ferramenta que exige um detalhamento maior no processo de planejamento, existe tempo suficiente para fazer o mesmo?

d.      A estrutura da minha EAP está estruturada da maneira mais adequada para fazer o planejamento, ou seja, está detalhado o suficiente?

e.      Como vou tratar os feriados e dias não uteis?

f.        Qual a jornada de trabalho diária padrão de trabalho para as equipes?

Esses são alguns pontos que merecem especial atenção, para o processo de planejamento executivo.

Uma vez respondida essas perguntas, cabe então iniciar o planejamento.

A mais importante de todas é a pergunta referente à estruturação da EAP do projeto, não adianta termos um orçamento de um empreendimento de 5 torres feitos de maneira macro e querer planejar por bloco, não existe magica ou ferramenta integrada que faça isso.

Se planejar por bloco tenho que orçar por bloco, pois só assim teremos condição de comprar o custo orçado com o custo realizado por bloco.

2.  Planejamento Aquisitivo

O planejamento aquisitivo não abrange somente a compra de material, mas sim a aquisição de todos os recursos do projeto, ou seja, material, mão de obra e equipamentos.OO maior objetivo desse planejamento é permitir que sejam dimensionados e adquiridos os recursos que serão necessários para que o projeto possa ser executado no prazo determinado, ou seja, seguindo o planejamento executivo.

Para esse processo devemos atentar para alguns pontos:

a.       O planejamento executivo está pronto?

b.      Os recursos necessários para cada atividade do meu projeto estão associados às mesmas?

      c.       Os recursos necessários para execução das atividades tem associado a eles o tempo que leva a aquisição, ou seja, a soma do tempo de cotação, negociação, aquisição e entrega?

Esses são alguns pontos que precisam ser verificados para que tenhamos um correto dimensionamento e aquisição de recursos. Como estamos falando de recursos de maneira genérica, vou detalhar alguns pontos para aquisição de material, mão de obra e equipamentos.

2.1 Materiais

Os materiais merecem especial atenção, pois o dimensionamento das quantidades será feito em função do planejamento financeiro e das composições associada às atividades do projeto.

Deve ser feito um plano de aquisição verificando quais os produtos podem ser agrupados para um melhor pacote econômico de compras.

O correto planejamento de compras permite que uma vez enviada a demanda de cada obra para
o departamento de compras o mesmo possa fazer  compras programadas, contratos de fornecimento e tenha uma política de negociação mais agressiva frente aos fornecedores.

2.2 Mão de Obra

A mão de obra é sem duvida o ponto mais crítico no planejamento aquisitivo, encontrar pessoas com a qualificação adequada tem se mostrado cada vez mais difícil, além disso, encontrar essas pessoas na quantidade necessária para que não se perca a produtividade e nem se tenha custos excessivos com demissão e contração.

Para que esse processo seja otimizado é importante que se tenha o correto dimensionamento da equipe necessária em função da produtividade que se deseja alcançar. Existem softwares que fazem esse dimensionamento de equipes levando uma serie de fatores em consideração que, não somente a produtividade de um profissional diante de determinada frente de trabalho.

Esses produtos normalmente levam em consideração informações referente as paradas por chuva e motivos adversos, jornada de trabalho possível na região e número de turnos.

Uma ferramenta que faz isso com muito primor é a ferramenta da TOTVS, mas existem outras que também tem essa funcionalidade.

Com esse dimensionamento feito de maneira adequada teremos a Curva S de mão de obra, o que permitirá verificar a equipe necessária período da período do projeto e se essa equipe é plausível, levando assim a decisões como, por exemplo, terceirizar uma parte de um projeto em função de um volume grande contratação e demissão em um curto espaço de tempo.

2.3 Equipamentos.

Assim como a mão de obra o correto dimensionamento dos equipamentos levará a verificar a necessidade de aquisição ou locação de equipamentos, e até mesmo a transferência de equipamentos de um projeto para outro em função de fatores como atrasos e custos.

Como podemos ver o processo de planejamento de aquisições é fundamental para que o projeto seja bem sucedido, tanto no que tange o custo quanto o prazo do mesmo. Além disso, reflete diretamente no próximo tópico que é o planejamento Financeiro do projeto.

3.      Planejamento Financeiro

Esse tópico é tão importante quanto os dois anteriores, porém só é possível fazer um bom planejamento financeiro do projeto depois que as duas etapas anteriores tenham sido vencidas.

Não adianta querer usar somente o orçamento e o cronograma executivo e achar que você terá o planejamento financeiro do projeto,  porque você não terá. O que você irá obter com essa informação é somente o valor que será empenhado em cada período de obra.

Isso se deve ao fato de que para que se tenha um correto planejamento financeiro é necessário saber com que condições financeiras serão adquiridos os recursos do projeto, o fato de um projeto durar, por exemplo, 12 meses não significa necessariamente que no decimo segundo mês do projeto todos os custos do mesmo estarão pagos, isso só será uma realidade se todos os recursos adquiridos forem pagos a vista, fato que dificilmente ocorre em projeto de longa duração.

Além desse ponto temos que levar em consideração o planejamento das receitas do projeto, como será o faturamento desse projeto, por medição, por marco, pela venda das unidades imobiliárias, ou seja é necessário agregar ao planejamento de despesas as receitas, e assim teremos o cenário completo do panorama financeiro do projeto e com isso poder traçar inclusive estratégias para mitigar problemas que por ventura venham ocorrer.

Ter esse planejamento bem feito irá permitir ter o fluxo de caixa previsto do projeto, e fazer o acompanhamento do mesmo tanto em uma visão financeira quanto econômica.

Poderíamos expandir o tema de planejamento falando de planejamento de risco, qualidade e vários outros tópicos, porém, esses são em minha opinião, os pontos principais a serem abordados em uma obra.

Uma vez esses 3 itens feitos de maneira correta e com o devido cuidado já temos informações suficientes para que possamos evoluir para um  bom controle do projeto, pois teremos em mão informações para acompanharmos o andamento físico e financeiro do projeto.

Dicas e cuidados na hora de implementar um ERP nas construtoras

 Em qualquer empresa, independente do ramo de atividade, a decisão de adquirir e implementar um novo ERP é um grande passo, que envolve investimentos elevados e grande volume de trabalho.

A implementação de um ERP é sempre uma coisa delicada, envolve muitas áreas, pessoas, processos e principalmente, por muitas vezes, mudança de cultura dentro da organização.

Essa tarefa tem por si só uma série de complicadores que interferem diretamente no bom andamento do projeto.

Um processo de implementação de um ERP atua claramente na zona de conforto de todos os funcionários que serão envolvidos no mesmo. O medo do novo e da mudança é sempre uma grande barreira a ser  vencida.

 Normalmente, esse medo provoca nas pessoas uma ação imediata de repulsa e tendência a sonegar informações e vem sempre acompanhada de uma grande resistência.

A resistência a mudança é uma barreira que precisa ser superada para que o projeto seja bem sucedido, pois conseguir o envolvimento e comprometimento de todos é fundamental.

Para isso é importante fazer uma reunião de alinhamento com todos os envolvidos e, principalmente, com os usuários chave de cada área para que eles tenham consciência do projeto e estejam alinhados com ele, essa é a nossa primeira dica.

Além disso tudo não podemos esquecer que a empresa não para durante o processo de implementação. As atividades cotidianas continuarão existindo e farão concorrência com as do projeto de implementação do ERP.

Outro ponto importante que as empresa de modo geral devem se atentar é  escolher uma pessoa adequada para ser o gerente desse projeto.

Essa pessoa terá grande responsabilidade, principalmente de zelar pelo bom andamento do projeto e procurar garantir o envolvimento de todos os usuários chave na passagem de informações.

Vamos ver dicas importantes para que uma Construtora garanta uma boa implementação do ERP.

1 – O Levantamento de processos.
Um erro comum que encontramos é o levantamento de processo de forma departamental.

Esse problema ocorre muito em função de uma identificação falha de gargalos da empresa.

Normalmente, no início do projeto, identificamos uma determinada área que se encontra em situação crítica e a tendência é procurar atender a essa área primeiro, até aí nenhum problema ou erro. O erro está em não se lembrar que essa área irá ter que, em algum momento, se integrar com o todo da empresa.

O levantamento de processos, como o próprio nome diz, deve ser feito com foco no processo, alinhando e alinhavando o processo, identificando todos os pontos de integração, buscando sempre identificar os pontos de origem e destino dos dados e informações gerados por esse departamento.

Normalmente nesse ponto se define a prioridade de implementação dos processos, devemos ter muito cuidado com essa ordem.

2 – Ordem de implantação das áreas.

Esse item está intimamente ligado ao tópico anterior, pois o levantamento de processos é normalmente uma fonte importante na definição dessa ordem de  implantação nos departamentos.

Devemos sim atacar os departamentos que apresentaram maior número de problemas ou dificuldades no dia a dia, pois esse é o gargalo inicial.

É muito comum vermos situações onde, em função da ordem definida, esbarramos em problemas de definição que irão afetar de forma contundente o resultado da implantação.

Um deles é a definição de centro de custo e do plano de contas da empresa.

Caso o levantamento de processos não tenha atentado para o fato que, a na maioria esmagadora das empresas a obra é um centro de custo, teremos uma definição incorreta da estrutura desse ponto fundamental e que irá impactar diretamente na implantação e eventualmente  levar a termos todo um retrabalho para corrigir esse problema.

O CENTRO DE CUSTO e o PLANO DE CONTAS  são a espinha dorsal do ERP, não se esqueça disso jamais.

A ordem com que serão implantados os módulos do ERP, deve ser definida levando em consideração a integração entre os mesmos e lembrar sempre que a origem de todos os dados se dá na Engenharia, ou seja, toda a informação de custo vem da obra e de nenhum outro departamento.

Em uma Construtora a área principal é a Engenharia, então, todas as demais áreas são prestadores de serviço para a mesma.

3 – Gana por resultados

Outro ponto que temos que focar sempre é um ponto que interfere na credibilidade do ERP, da equipe de implementação e conseqüentemente no grau de ansiedade da empresa , usuários, gestores e alta administração.

Um ERP é na essência um processador de dados e todo processamento de dados parte de uma premissa básica que é.

ENTRADA DE DADOS => PROCESSAMENTO => INFORMAÇÃO PROCESSADA.

Com base nessa premissa básica, devemos focar no item que poucas equipes de implementação se preocupam que é a geração de Resultado (INFORMAÇÃO PROCESSADA).

O usuário final só percebe o resultado através de extração de dados, sejam elas por intermédio de relatórios, planilhas ou BI.

Sem isso todo o caminho percorrido durante a parametrização, treinamento e teste, fica sem um fim bem definido para o usuário, nada foi feito pelo simples fato dele não ver o resultado em suas mãos.

Muitas empresas fornecedoras de ERP, ou as famosas consultorias de implementação, costumam deixar para um segundo momento o levantamento e a implementação dos relatórios.

Lembre-se: o que coroa o término do processo é a apresentação do resultado do mesmo, e a empresa que está patrocinando todo esse movimento tem GANA POR RESULTADOS.

4 – Simplifique

Tenho uma máxima comigo que sempre procuro seguir DIFÍCIL É FAZER FÁCIL.

Essa máxima tem um significado muito simples, procure fazer com que as coisas aconteçam de maneira simples.

Normalmente, os problemas têm soluções simples. Cuidado com o hábito de complicar as situações procure sempre entendê-las como um todo, descobrindo a origem do problema e siga pelo caminho mais simples para resolvê-lo.

Em uma construtora temos usuários dos mais diversos níveis de escolaridade, quanto mais simples for melhor para todos.

Além disso, você sempre irá se deparar com a seguinte frase: “no sistema antigo era mais fácil”! Isso pode ser um indicador que você tenha complicado a vida do usuário. É claro que, muitas vezes, essa frase é dita pelo costume e intimidade com a ferramenta antiga, mas fique atento a isso.

5 – Foco na Engenharia

Não perca o foco da principal área da empresa.

Aqui é onde todas as integrações nascem.

É aqui onde todos os principais resultados terão que ser apresentados.

Afinal de contas uma construtora vive de Obra, e obra é com a engenharia.

Essas são apenas algumas das principais dicas para que o projeto de implementação de um ERP seja bem sucedido, é obvio que tem vários outro pontos que temos que ter atenção mas esses 5 são, na minha opinião, os principais.

Foco no processo, e lembre-se Difícil é fazer Fácil.

Como escolher um ERP para Construtoras

Uma das tarefas mais difíceis para qualquer empresa é a escolha de um bom ERP para atender as suas necessidades.

Para fazer essa escolha temos que ter em mente alguns pontos muito importantes, o mais importante deles é que o ERP é uma ferramenta que deverá atender principalmente as atividades fim da empresa.

Em se tratando de uma construtora essa tarefa se torna mais árdua ainda, visto que a maioria do ERP´s de mercado atendem muito bem as áreas de apoio como: compras, financeiro, fiscal, folha e contabilidade, mas dificilmente atendem as necessidades da área de engenharia e incorporação.

Uma escolha errada pode levar a um alto grau de customização, além de elevar consideravelmente o custo de implementação e aquisição.

Parece incrível, mas muitos dos fornecedores de ERP´s , inclusive empresas multinacionais, tendem a apresentar soluções adaptadas oriundas de necessidades da indústria e esquecem-se que o mercado da construção tem necessidades específicas.

Temos que procurar sempre ferramentas que atendam essas necessidades específicas, pois caso optemos pela ferramenta que não tenha essas características, iremos incorrer em uma falha comum que é a de perpetuar ou até mesmo ter que criar controles paralelos em planilhas ou customizações.

Nessa busca temos que procurar responder algumas perguntas, pois a aquisição de um ERP é mais que uma simples compra, é também a criação de uma parceria longa e perene.

Vou colocar algumas perguntas que devemos ter em mente nesse processo de seleção:

1. As empresas que estão  se candidatando para ser o meu fornecedor  tem tradição no segmento?
2. Qual experiência elas tem com a implementação dessa solução em construtoras?
3. Quem são os seus clientes?
4. Qual o porte de clientes eles atendem?
5. Existem cases de sucesso que possa visitar?
6. Existem cases de insucesso? Qual o motivo?
7. Essa empresa está preparada para acompanhar o crescimento da minha empresa?
8. Ela tem condições de me apoiar em qualquer lugar onde eu tenha obras?
9. Como é o seu atendimento? Suporte a dúvidas, atualização de versões, correções de erros, atendimento de demandas de melhorias.
10. Caso eu precise de um relatório personalizado como essa empresa vai atender a minha demanda? Tenho liberdade para criar ou estou preso ao atendimento do fornecedor?
11. Qual a abrangência da ferramenta proposta, sem a necessidade de ferramentas auxiliares, como por exemplo, analise de viabilidade?
12. Qual o nível de integração existente entre a ferramenta de gestão de obras com o restante do ERP?
13. Como é o processo de extração de dados gerenciais? Já existe ferramenta nativa ou preciso adquirir uma ferramenta auxiliar de BI?
14. Quais as formas de acesso ao sistema? Internet ou acesso remoto?
15. Qual a abrangência da ferramenta da engenharia? Somente orçamento ou tenho controle total inclusive do planejamento?
16. Qual a dependência de ferramentas de terceiros para planejamento como por exemplo o MS Project?
17. O ERP está preparado para atender as demandas de uma SPE? E de uma SCP?
18. Como é feito tratamento de consorcio de obras?
19. Como funcionará a capacitação dos usuários da empresa?
20. Qual o custo dessa ferramenta, na sua totalidade?
21. É possível fazer uma implementação modular?
22. Qual a metodologia de implementação que será adotada?

Essas são algumas das perguntas que temos que ter em mente de maneira geral para termos uma ferramenta que venha atender as demandas de uma empresa de engenharia de maneira genérica.

Temos também outras perguntas que devem ser feitas no momento em que ser for verificar a ferramenta específica de engenharia.

São perguntas como:

1. Existe ferramenta específica para a engenharia?
2. Como funciona o orçamento de obras? Principais funcionalidades como composição, insumos, BDI, Encargos sociais, custo de mão de obra e equipamentos.
3. Quais limitações existem com relação ao Orçamento?
4. Quais as facilidades que terei para ganhar produtividade no meu processo orçamentário?
5. É Fornecido um banco de dados de insumos, composições e preços? Se não, existem formas de utilizar informações padrão de mercado?
6. Que ferramentas estão disponíveis para entrega de orçamentos como planilhas, relatórios e outros?
7. Como é feito planejamento de obra?
8. Quais as ferramentas existentes?
9. Existe integração com o MS Project? E o com o Primavera?
10. Existe ferramenta nativa de PERT/COM?
11. Como é possível fazer o planejamento de compras?
12. É possível fazer o dimensionamento de Equipes?
13. É possível, com base no planejamento da obra, disparar compras automaticamente?
14. É possível fazer previsões de fluxo de caixa com base no planejamento de obra?
15. Como funciona a gestão de contratos de empreiteiros? Retenção, aditivos e deduções?
16. Como acompanhar a produtividade das equipes?
17. Como fazer o acompanhamento do custo diário de obra?
18. Como fazer o diário de obra?

Essas são algumas perguntas que irão demonstrar de maneira contundente se a ferramenta atende ao desejado e mais se a empresa de ERP tem o conhecimento necessário do segmento para atender a demanda de uma construtora na totalidade.

O maior erro que se pode cometer é cair na armadilha de empresas com marcas famosas que querem fornecer uma ferramenta que não atende de maneira integral a necessidade da empresa.

Esse é um cuidado que devemos ter, algumas empresa tem o discurso de conhecer as melhores praticas do mercado , quando na pratica, não tem a ferramenta e nem tão pouco a equipe qualificada na atividade fim da construtora.

Temos no Brasil ótimas empresas que dispõe de ferramentas para o segmento.

Cada empresa dessas tem suas características e particularidades atendendo as necessidades de maneiras distintas.

Algumas lhe darão suporte para o crescimento, outras custo baixo, outra  tecnologia, cabe decidir o que desejamos no momento e estamos atentos ao binômio BENEFICIO x CUSTO.

Devemos perseguir o melhor benefício com o menor custo, mas claro sempre de olho no futuro .

Porque a sustentabilidade (ainda) não é uma realidade corporativa

As prioridades empresariais estão mudando de acordo com o modo como são vistas no mercado. Entretanto, o caminho é longo e árduo.
 
Primeiro o foco era em vendas. As empresas procuravam obter maior vantagem competitiva com o maior volume de vendas por exercício. Depois, vieram alguns modismos corporativos, como a reengenharia, a qualidade total e, então, a responsabilidade social.
Assim, ficou para a última ação a sustentabilidade. Mas afinal, o que ela é: modismo ou tendência? Os “verdes” estão convictos de que é uma tendência e, enquanto isso, o pessoal do marketing aproveita o modismo para tentar alavancar as vendas, melhorar a imagem institucional e o valor das ações.
Em um passado recente, a consistência em si dos programas e projetos desempenhados pela empresa não eram analisados e auditados a fundo, o que dava certa liberdade para as empresas abusarem do termo em vários veículos de comunicação.
Felizmente, na “era” da sustentabilidade, a pressão dos stakeholders externos é grande e já temos visto obras serem embargadas, produtos deixando de ser consumidos e empresas terem a licença social de operar cancelada. Resultado: impactos diretos no valor das ações da empresa.
Mas, afinal, o que é sustentabilidade e como ser sustentável?
Ninguém sabe ou pelo menos todo mundo ainda não chegou ao consenso para estas respostas. Podemos dizer que a sustentabilidade não funciona porque ela não existe e ainda falta legitimidade ao termo e nivelamento global de conhecimento sobre algo que é extremamente relativo.
As pessoas de dentro da empresa que não estão diretamente relacionadas ao “departamento de sustentabilidade” têm, no máximo, uma vaga ideia idéia do que acontece acerca do mundo sustentável corporativo.
Como está acontecendo?
Independente da temporariedade ou da perenidade que a sustentabilidade possa ter, o cerne do problema corporativo atual está no que Alan Murray chama de uma “crise existencial da administração moderna”, em seu artigo ao Wall Street Journal.
Peter Drucker chamou a administração da “inovação mais importante do século XX”, mas Murray defende que a administração moderna não sobreviverá no século XXI.
Isso porque as mudanças estão acontecendo de forma muito rápida -, ao passo que a maioria das empresas possui uma grande inércia corporativa fundamentada no que Taylor ou Fayol viveram.  É clara a fraqueza das organizações em lidar com as mudanças aceleradas.
Os gestores ainda acreditam que as respostas para os novos problemas estão nas experiências passadas. Ou seja, mecanicamente repetem ano após ano o exercício de revisar o que foi feito anteriormente e aplicar a mesma solução para as demandas latentes que vão surgindo.
No entanto, existem duas falhas neste raciocínio: a primeira é que essas novas demandas são de fato novas e, portanto, não existiam no passado. A segunda diz respeito aos fluxos multidirecionais que esses novos problemas possuem. Eles surgem de todos os lados e a todo momento, provendo os mais variados stakeholders, além de uma escala crescente de complexidade que exigem ferramentas e tecnologias de gestão de acordo.
Vamos ter um ganho quando diminuirmos a hierarquia – e consequentemente a burocratização – e aumentarmos a colaboração. Por enquanto, ainda estamos muito ligados ao modelo antigo e o modelo novo permanece em construção. É mais difícil nos desligarmos das ideias antigas do que incoporarmos as novas.
Por tudo isto, a sustentabilidade ainda não é uma realidade corporativa. Seu conceito e sua prática continuam sendo, por enquanto, uma tentativa de direcionamento do futuro, um possível ou provável caminho a ser seguido.
Sem atalhos, a construção desta nova estrada será feita por todos nós – empresa, sociedade civil organizada e poder público.

Mariana Galvão Lyra é mestre em Administração, especialista em Gerenciamento de Projetos, consultora e professora nas áreas de sustentabilidade e terceiro setor. mariana@futuranet.ws
Fonte: Agenda Sustentável

Como a TI pode contribuir para a Sustentabilidade?

Muito se fala de Sustentabilidade, mas em que contexto, com que significado?

Seria a sustentabilidade somente a aplicação de materiais com cunho ecológico como  os  ecologicamente corretos que reduzem o consumo de energia, água, que agridam menos o meio ambiente e assim por diante?

As empresas por sua vez procuram certificações, selos e meios de se apresentar como empresa verde e sustentável.

Todo o foco que vemos se baseia na questão ambiental, e nos esquecemos que a sustentabilidade tem 3 vertentes e não somente uma.

Temos a questão Ambiental, Econômica e Social, e aí mora o meu questionamento, como podemos trabalhar nessas 3 vertentes?

É obvio que a questão ambiental é que está mais em voga, onde temos várias pessoas e instituições trabalhando e apresentando soluções para que tenhamos cada vez mais opções melhores com esse enfoque.

Na construção civil temos uma série de iniciativas,onde vemos a apresentação de equipamentos, materiais e novas tecnologias de construção muito interessantes que trazem

ganhos para o meio ambiente e a longo prazo para os usuários dessas construções.

É nesse momento que temos que nos questionar:

O que mais podemos fazer?

O meu canteiro de obra é sustentável?

E a tecnologia da informação onde pode me ajudar nesse ponto?

Em todas as obras de empresa que tenham um porte médio, temos toda uma estrutura de informática, onde os computadores são usados por um período máximo de 10 horas por dia. Mas e no restante do tempo, como esses equipamentos são utilizados?

E o consumo de energia elétrica desses equipamentos? A utilização de impressoras, consumo de papel? Será que tudo que foi impresso era realmente necessário?

É nesse cenário que a tecnologia da informação pode vir e ajudar na questão da sustentabilidade de maneira contundente.

É claro que termos equipamentos que consumam menos energia elétrica, que sejam produzidos de maneira sustentável, mas como fazer para que o parque de máquinas existentes nas empresas que não tiveram essa preocupação possam contribuir com essa causa.

Algumas medidas simples podem ser tomadas levando a esse objetivo, por exemplo:

Imprimir somente o que realmente precisa ser impresso;

Ao deixar o computador para o café, no lugar do descanço de tela, desligar o monitor

Como podem ver, esses dois exemplos são coisas simples de se fazer no nosso dia a dia e que podem contribuir com a sustentabilidade, alem de trazerem economia para empresa.

Vamos pensar sobre esses dois itens somente.

Ao reduzir o número de impressões, estou consumindo menos papel, menos tinta ou toner e usando menor energia da impressora.

O monitor fica ligado em media 8 horas por dia, quanto tempo você realmente passa a frente dele? Já foi para casa alguma vez e o deixou ligado sem querer?

Você sai de casa e deixa a sua televisão ligada? Creio que não.

Essas medidas trazem grande economia para empresa e reduz a agressão ao meio ambiente.

Existem estudos que comprovam que um monitor de computador em estado de espera tem o seu consumo de energia reduzido em mais de 80 % em média, em alguns modelos chega a 90%.

Assim como essas temos várias atitudes que podemos tomar no nosso dia a dia.

E como a TI pode contribuir com esses dois aspectos?

O gestor da rede pode e deve colocar uma política de economia de energia que, onde o computador ficar ocioso por um tempo desligue o seu monitor ou entre no modo de economia.

Normatizar o volume de impressões com o uso de impressoras tarifadas.

Também são medidas simples e rápidas de serem implementadas.

Mas quero focar não somente nesses dois pontos, vou demonstrar para vocês como um ERP pode contribuir para sustentabilidade e economia de uma empresa, onde usarei como exemplo uma empresa de engenharia.

Sim, o ERP pode sim contribuir para a causa da sustentabilidade.

Se pensarmos  nos processos que temos envolvidos em toda a operação da empresa veremos que o ERP é uma importante ferramenta para empresa e que pode contribuir de forma contundente na questão da sustentabilidade.

Vou focar em apenas um processo do dia a dia de uma construtora para exemplificar como podemos usar essa ferramenta na questão da sustentabilidade.

O processo de compra e consumo de material.

Toda boa construtora tem o seu processo de construção bem planejado, esse planejamento feito dentro de um bom ERP irá permitir que saibamos com a antecedência necessária a quantidade de material necessário para cada etapa da obra, bem como teremos essa informação distribuída no tempo.

 Esse processo bem feito e conduzido irá permitir uma considerável economia de espaço de armazenamento e uma maior organização do almoxarifado existente no canteiro, além é claro da economia  que trará na compra dos mesmos.

Tendo o material bem organizado e focado no consumo necessário para execução é possível reduzir o desperdício desse material, evitando o assim o aumento da produção dos resíduos sólidos e lixo no canteiro de obras.

Como fazer isso acontecer?

Com praticas simples no dia a dia operacional da obra como, por exemplo, fazer as compras e entrega de material com base no planejamento da obra.

Para cada serviço que for ser executado o responsável pelo mesmo irá receber somente o que está previsto no planejamento, garantindo assim o consumo do que foi previsto, reduzindo perdas e mantendo a rentabilidade do projeto.

Existem estudos que demonstram que a perda média de material pode chegar a 25%, e essa perda com o planejamento e controle adequados podem ser levada para níveis de 3 a 4%.

Para isso o planejamento e controles adequados se fazem necessários e a ferramenta para isso é o ERP.

Outro ponto que a TI pode ajudar e muito é com a redução do consumo e tramite de papel na empresa.

Como ?

O uso do ECM ( Enterprise Content Management /Gestão de Conteúdo Empresarial).

Essa é uma poderosa ferramenta que agrega GED ( gestão eletrônica de documentos ), workflow e BPM ( Business Process Management /Gerenciamento de processos de negocio).

Com o ECM podemos além de ter ganhos inestimáveis com a organização de processos e informações.

Dentro de nossas empresas existem uma seria de informações que não estão adequadamente estruturadas e mais preservadas.

O volume de planilhas, documentos e outras mídias digitais espalhadas pelos computadores pessoais, diretórios de redes, emails e pendrives, é grande e a sua recuperação demandam um tempo e esforço maior ainda.

Para organizar todas essas informações não estruturadas temos o ECM, que permite que organizemos, armazenemos e mantenhamos essas informações a salvo dentro da organização.

Estudos estimam que anualmente 45% do tempo dos executivos das empresas é gasto na busca de informações não estruturadas e sem muito sucesso.

Quanto custa esse tempo? Quanto de energia é gasto nessa procura? Energia pessoal e claro energia Elétrica.

Agora pegue todo esse conteúdo , no momento que você recebe e coloque-o em um container de informação, o GED, onde esse conteúdo ,será organizado, armazenado, indexado, mantido e irá lhe permitir, revisar, atualizar, divulgar e pesquisar todas as informações neles contidas.

O uso do GED irá evitar um custo enorme de impressão , já que é possível ter acesso as informações na tela dos nossos computadores.

Imagine a seguinte situação, você está passando por um processo de auditoria de ISO9000 e precisa da licença ambiental da uma determinada obra para apresentar para o auditor, o que se faz normalmente? Vamos ao arquivo, buscamos a licença, tiramos uma cópia, deixamos o original no arquivo, e a copia mostramos para o auditor.

Bom, vamos pensar nesse processo simplório, imaginando que o arquivo fica em uma sala que não é muito acessada, a mesma estava com a luz apagada e você teve que acendê-la, o tempo que levou para encontrar o documento, se estava tudo muito bem organizado foi de pelo menos 5 minutos, alem disso teve o consumo de energia , tonner e papel da copia tirada, e isso tudo para quê? Para o auditor olhar e lhe falar que estava tudo ok.

Com o ECM esse processo será da seguinte maneira, você irá acessar o seu computador que já está ligado, pesquisará o documento, levará alguns segundos para encontrar a informação e apresentar na tela para o auditor, tendo o mesmo resultado.

Como pode ver o uso dessa ferramenta irá evitar o consumo de papel desnecessário, com ela integrada ao ERP, você pode ter todos os documentos vinculados aos projetos sendo acessados rápida e facilmente por quem for de direto. Informações referentes a contratos de clientes, de fornecedores, notas fiscais e os vários documentos que estão interligados aos vários processos de nossas empresas e que constantemente tiramos copias para deixar a informação em cada ponto desse processo, e que no fim de tudo a maioria irá parar no lixo, ou na melhor das hipóteses com rascunho.

Além de estamos agredindo a natureza, estamos aumentando o custo de nossa operação de maneira desnecessária.

Esses são apenas alguns exemplos de como podemos usar a TI, o ERP e as ferramentas informatizadas para nos ajudar a termos uma empresa sustentável, e junto a isso reduzirmos o custo de nossas empresas.

Porque é tão dificil implantar um ERP ?

Porque é tão dificil implantar um ERP ?

A implantação de um ERP não é um processo fácil, e normalmente passa por uma série de dificuldades que precisam ser contornadas para que o projeto seja um sucesso .

Passamos por vários tipos de dificuldades, e aqui vou elencar algumas que são comumente encontradas, irei também dar algumas dicas que irão ajudar a contornar essas dificuldades.

As situações que aqui serão narradas dependem diretamente da filosofia da empresa e muitas vezes são criadas até mesmo em função da maneira com que a o processo de compra da solução foi conduzido.

Podemos demonstrar o processo de aquisição de software por meio do gráfico abaixo que demonstra a expectativa do cliente com relação ao que o lhe é apresentado  e o que o aplicativo faz.

Como podemos ver, durante todo o processo de negociação o que é apresentado é que o sistema faz tudo que se quer,  e com isso a expectativa de quem está adquirindo somente aumenta.

Aumenta, pois enxerga que todos os seus desejos e anseios poderão ser alcançados pela maravilhosa ferramenta que lhe está sendo apresentada, mas a sua necessidade nem sempre é o que ele anseia, e muitas vezes o sistema atende adequadamente o que ele precisa.

Mas se isso não bastasse depois vem o processo de implementação de tudo que foi vendido para a alta administração, e é nessa hora que começam os primeiros problemas, onde é fundamental que o gerente de projeto mostre a sua faceta perversa e traga as expectativas do cliente para o nível que o sistema atende ou o que ele necessita, conforme o gráfico abaixo.

O gerente de projeto deve deixar claro para o cliente que nem tudo que ele deseja e anseia será feito, que DESEJO é diferente de NECESSIDADE. É fundamental que ele traga o cliente e os usuário para a realidade, apresentando e demonstrando o que pode ser feito.

Nesse momento deve-se ter cuidado e cautela, pois irá gerar um trauma e virá à tona a famosa frase, “Mas não foi isso que comprei, não foi isso que me apresentaram, me prometeram tudo que desejo”. É nessa hora que a habilidade de comunicação e capacidade de negociação do gerente de projeto deve se apresentar.

Vencida essa fase da expectativa, começam a aparecer outros problemas, que irão necessitar de tanta ou mais diplomacia pode parte do gerente do projeto.

A resistência do Usuário

Durante o processo de implementação iremos nos deparar com a resistência natural de todos os usuários, que terão que se adaptar a uma nova realidade, não só no que tange ao sistema informatizado, mas muitas vezes com mudanças de procedimentos e normas.

Nessa hora uma ferramenta muito útil é a Gestão de Mudança, essa ferramenta se bem trabalhada irá permitir que consigamos os envolvimento e comprometimento de todos para que possamos superar bem as barreiras imposta por pessoas que não desejam a mudança.

É muito comum encontrarmos pessoas com o discursos com os seguintes contextos :

“A empresa trabalha a sim há vários anos, porque mudar agora?”

“Estamos ganhando dinheiro assim, quem me prova que essa mudança é boa para empresa”

“Essa obra já começou errada não vale a pena implantar tudo isso, vamos terminar como começamos”

“O sistema antigo funcionava tão bem, é muito melhor, para que mudar?”

Essas e outras colocações irão surgir a todo o momento, e teremos que, muitas vezes, usar de uma boa dose paciência e muita diplomacia para mudar esses contextos. Caso isso não resolva uma boa estratégia é sempre envolver a alta gestão e usar da sua influência e patente para eliminar esses focos de resistência.

A eliminação desses focos de resistência o quanto antes se faz necessário para que eles não cresçam e venham a sabotar o projeto.

Outro problema que irá aparecer é a notória falta de capacidade de quem está envolvida no processo.

A Capacidade técnica da equipe de implementação.

Várias são as vezes que as empresas fornecedoras de software não se aliam a um processo adequado de consultoria de processos, e mais, contam com profissionais pouco preparados para entender o contexto de negócio da empresa.

No mercado da construção essa é uma realidade, são poucos os profissionais dessas empresas de softwares que entendem as nuances de uma empresa de construção.

É fundamental que a o profissional que vá integrar a equipe de técnica de implementação tenha conhecimento solido dos processos, e claro uma boa experiência no ramo, assim evitaremos uma serie de problemas inclusive com relação a nomenclaturas, termos técnicos, exigências legais e processos que são comuns a área.

A pouca experiência dos profissionais na área fim da empresa leva a outro problema constante.

A seqüência de levantamento e implementação.

Muitas empresas de software tendem a pasteurizar o seu processo de implementação, o que até deve ser feito para que as mesmas tenham maior produtividade, mas isso deve ser feito com foco no processo do cliente.

Um erro comum das empresas de softwares é venderem focadas no processo e na hora da entrega a fazem de maneira modular, o que irá prejudicar a implementação e o sucesso do projeto.

Esse fato é comum principalmente quando o Cliente colocar a frente do projeto uma pessoa que não irá se dedicar da maneira adequada ou não tem a experiência necessária para direcionar o trabalho que deve ser feito.

O processo de levantamento deve sempre comercar pela atividade fim da empresa, é comum vermos levantamentos iniciando pela contabilidade, fiscal ou financeiro que são justamente as áreas onde os processos irão finalizar.

Em uma construtora,  a origem de tudo é na engenharia, as demais áreas da empresa, são apoio ao negocio, não existe financeiro se não existir obra, não existe obra se não existir orçamento. Tudo gira em torno do negocio engenharia, o grande foco de controle estão nos processos da engenharia, toda atenção deve ser dada á essa área, pois é dela que teremos as informações gerencias para apuração do resultado da empresa.

Essa visão é fundamental, não importa se a primeira área que terá o sistema nova implementado será o RH ou a contabilidade, mas que no final da implementação as informações fundamentais da empresa sairão da engenharia, informações tais como:

Rentabilidade das obras

Custo Orçado x Realizado

Percentual de atraso

Custo de compras

Produtividade

E vários outros  indicadores que farão parte da gestão da empresa.

A desatenção dessa seqüência normalmente nos leva outro problema.

Baixa confiabilidade na capacidade da ferramenta adquirida

O fato da equipe de implementação começar por área não fim, leva em muitos casos à gestão da empresa não visualizarem os benefícios que a opção pela troca da ferramenta de gestão trará.

Isso acontece pelo fato da área fim ter sido deixada por ultimo , em função da empresa de software não ter profissional capacitado disponível para o projeto.

Esse é um ponto que o gerente do projeto deve ter uma atenção redobrada pois sem isso iremos ver crescer os problemas anteriores em função de uma falha de gestão no que tange a montagem da equipe.

O profissional que for atuar na implementação da área fim da empresa , deverá ter um alto conhecimento dos processos dessa área, e do produto que irá implementar.

Caso esse profissional não tenha esse conhecimento, não o utilize. Colocá-lo em processo desse tipo, pode ser um verdadeiro “harakiri”. Ele irá destruir o projeto, e colocar em cheque a ferramenta, e em alguns casos irá levar ao término prematuro do projeto.

Profissionais com pouco conhecimento tendem a colocar a culpa na ferramenta, alimentando o monstro da resistência a mudança, isso é sempre desastroso, pois a confiança na ferramenta se desintegra.

É obvio que em certos momentos a ferramenta irá apresentar falhas e não aderência, e um profissional conhecedor do mercado e com ampla experiência tem a capacidade de superar esses desafios, portanto, tenha na equipe de implantação um profissional muito bem capacitado.

Podemos dizer que esses são os principais fatores de risco e dificultadores para a implementação de um ERP em qualquer empresa.

Não podemos perder o foco na atividade fim da empresa afinal de contas a maioria das empresas não é bureau contábil.

Ganhos proporcionados por uma boa definição de processos.

Será que somente termos em nossas empresas um bom ERP é o suficiente para que todos os problemas se resolvam ?

A resposta é não.

Um bom ERP sem duvida é importante, mas o mais importante para empresa é ter o seus processos bem definidos e modelados.

Uma boa definição de processos irá garantir que as engrenagens da empresa funcionem corretamente.

Um ponto que devemos ter sempre em mente é que o ERP é apenas uma ferramenta e não uma vara de condão que com um passe de mágica irá solucionar todos os problemas existentes na empresa.

Devemos sempre estar atentos a forma com que esses processos estão definidos, em muitas empresas encontramos manuais maravilhosos com todos os processos bem descritos e detalhados, com definições de atribuições, responsabilidades e todo o aparato teórico de como os processos e procedimentos deveriam funcionar na empresa, porém essa informação 

nunca saiu do papel para a prática.

Em outras empresas encontramos o cenário contrário, onde não existe nada descrito e documentado , porém os procedimentos estão cotidianamente sendo usados de maneira tal que todos sabem até onde vão as suas atribuições,responsabilidades, deveres e políticas.

Há ainda empresas que você encontra o caos completo, onde não existe qualquer processo ou procedimento que oriente a forma de cada um trabalhar, onde cada colaborador faz as suas atividades da maneira que lhe conveniente, onde a exceção é a regra, onde cada vez que  uma operação vai ser executada a mesma é feita de uma maneira diferente.

Existem ainda aquelas que tem todos os processos descritos e documentados mas não estão implementados na prática , onde cada um faz como melhor lhe convêm.

O que devemos procurar é ter nas nossas organizações os processos e procedimentos bem definidos e implementados, fazendo com que todos saibam o seu papel, as regras as quais devem seguir, como devem proceder em cada situação, saberem as suas responsabilidades e onde as suas ações irão impactar no resultado da operação da organização.

Ter essa filosofia assertiva e clara implementada, é de fundamental importância e pode trazer enorme ganhos como por exemplo :

1. Aumento na produtividade dos colabores
2. Diminuição ou até mesmo a eliminação do retrabalho
3. Informações confiáveis
4. Agilidade no transito das informações dentro da organização
5. Facilidade na recuperação de informações
6. Facilidade na consolidação de informações e resultados
7. Melhoria no processo de tomada de decisões
8. Melhor acompanhamento dos resultados da empresa

Esses são apenas alguns dos benefícios são decorrentes da boa definição de processos e a sua correta implementação.

Com essa consciência, implantar um ERP antes de mais nada exige que revisemos os processos e procedimentos para que as ferramentas que o ERP irá nos proporcionar se encontrem em consonância com os processos, e para que possamos identificar claramente o que ela não irá atender e assim definirmos as situações de contorno .

O ERP irá tão somente informatizar e agilizar os processos que a empresa adota ou seja, se você tem o caos irá informatizar o caos e torná-lo mais ágil, se você tem processos bem definidos terá o nirvana.

Os processos são o cérebro da organização, o ERP os músculos, e os colaboradores são as terminações nervosas que irão fazer os músculos funcionarem corretamente.

Lembrem-se que onde a cabeça não pensa o corpo padece.

Aliar consultoria de processos à implementação do ERP traz ganhos substanciais para a organização e ajuda a alinhar as expectativas da alta administração com o operacional.

O foco nos processos e no horizonte de crescimento da empresa não deve nunca ser perdido e o ERP será a ferramenta , a massa muscular que irá levar a empresa a esse objetivo.

FOCO NOS PROCESSOS E NOS RESULTADOS.

Tecnologia da Informação Custo ou Investimento ?

Uma questão constante dentro das empresas, principalmente nas empresas de Engenharia, é como a Tecnologia da Informação é encarada.

Muitas empresas encaram os valores gastos com a tecnologia da informação como custo, pois não vêem como essas ferramentas podem gerar resultados  para as mesmas.

Os elevados investimentos que são feitos em hadware e software contribuem para que os executivos tenham a impressão que esse custo é demasiado, e o fato da intangilibilidade do software ajuda a reforçar essa impressão.

Muitos apostam que com a compra de um ERP todos os seus problemas serão resolvidos, e não se lembram que o principal problema na maioria das vezes está nos processos das empresas.  A visão deturpada de que um ERP irá resolver tudo logo de partida faz com que a frustração se torne grande. Essa visão, muitas vezes, é alimentada pelo profissional de vendas que apresenta a solução focando nas melhores características que o produto oferece e em momento algum salienta que tudo aquilo que é mostrado só é possível se apoiado por processos bem estabelecidos.

A visão da necessidade de revisão dos processos traz a reboque, muitas vezes, a necessidade de uma consultoria  para fazer esses ajustes. Isso traz mais um custo indireto a ferramenta que está sendo adquirida, e infelizmente o que se vê nesse momento é o acréscimo dos custos.

Poucos tem a visão correta que com a implementação de uma ferramenta de ERP irá proporcionar à empresa uma melhor organização de seus processos, um maior nível dos controles tanto administrativos quanto de obra.

Com esse controles terão condição de melhorar a precisão dos orçamentos, um melhor controle dos gastos, aumento na previsibilidade de custos a serem desembolsados e efetiva apuração de resultados e tudo isso com uma agilidade muito maior.

Ao destacar todas essas possibilidades para os empresários, temos que salientar sempre que isso tudo deve estar pautado em processos rígidos e bem organizados, caso esses processos estejam funcionando adequadamente “até no papel de pão” os resultados serão obtidos.

Com esses resultados em mãos podemos demonstrar facilmente o quanto as ferramentas de TI podem agilizar os processos e reduzir os custos de operação , e com isso demonstrar que os valores empenhados são Investimentos e não Custos.

Iniciando nossa troca de conhecimento.

Olá,
Sou analista de sistemas a mais de 20 anos, e ao longo dessa jornada de mais de 2 décadas tive a oportunidade de atuar em diversos segmentos, sempre com o desenvolvimento de sistemas.
Na última década me encantei pelo segmento da construção civil onde graças a antiga RM Sistemas, atualmente TOTVS, me envolvi diretamente com os problemas e situações do segmento.
Nesse período tive a oportunidade de participar de várias realidades de empresas de diferentes portes e filosofia de trabalho, sempre buscando ajudá-las com o conhecimento que adquiri ao longo do tempo.
Nesse blog compartilharei com vocês esse conhecimento, para que possamos melhorar e discutir o nosso dia a dia.
Irei colocar aqui práticas encontradas no mercado, problemas, soluções e ferramentas utilizadas.

Espero que possa ajudar a todos aqueles que passam por problemas cotidianos nas empresas de engenharia ,principalmente no que tange o gerenciamento de projeto e como melhorar os resultados dessas empresas com o  uso da tecnologia da informação.

Abraços a todos.