Dicas e cuidados na hora de implementar um ERP nas construtoras

 Em qualquer empresa, independente do ramo de atividade, a decisão de adquirir e implementar um novo ERP é um grande passo, que envolve investimentos elevados e grande volume de trabalho.

A implementação de um ERP é sempre uma coisa delicada, envolve muitas áreas, pessoas, processos e principalmente, por muitas vezes, mudança de cultura dentro da organização.

Essa tarefa tem por si só uma série de complicadores que interferem diretamente no bom andamento do projeto.

Um processo de implementação de um ERP atua claramente na zona de conforto de todos os funcionários que serão envolvidos no mesmo. O medo do novo e da mudança é sempre uma grande barreira a ser  vencida.

 Normalmente, esse medo provoca nas pessoas uma ação imediata de repulsa e tendência a sonegar informações e vem sempre acompanhada de uma grande resistência.

A resistência a mudança é uma barreira que precisa ser superada para que o projeto seja bem sucedido, pois conseguir o envolvimento e comprometimento de todos é fundamental.

Para isso é importante fazer uma reunião de alinhamento com todos os envolvidos e, principalmente, com os usuários chave de cada área para que eles tenham consciência do projeto e estejam alinhados com ele, essa é a nossa primeira dica.

Além disso tudo não podemos esquecer que a empresa não para durante o processo de implementação. As atividades cotidianas continuarão existindo e farão concorrência com as do projeto de implementação do ERP.

Outro ponto importante que as empresa de modo geral devem se atentar é  escolher uma pessoa adequada para ser o gerente desse projeto.

Essa pessoa terá grande responsabilidade, principalmente de zelar pelo bom andamento do projeto e procurar garantir o envolvimento de todos os usuários chave na passagem de informações.

Vamos ver dicas importantes para que uma Construtora garanta uma boa implementação do ERP.

1 – O Levantamento de processos.
Um erro comum que encontramos é o levantamento de processo de forma departamental.

Esse problema ocorre muito em função de uma identificação falha de gargalos da empresa.

Normalmente, no início do projeto, identificamos uma determinada área que se encontra em situação crítica e a tendência é procurar atender a essa área primeiro, até aí nenhum problema ou erro. O erro está em não se lembrar que essa área irá ter que, em algum momento, se integrar com o todo da empresa.

O levantamento de processos, como o próprio nome diz, deve ser feito com foco no processo, alinhando e alinhavando o processo, identificando todos os pontos de integração, buscando sempre identificar os pontos de origem e destino dos dados e informações gerados por esse departamento.

Normalmente nesse ponto se define a prioridade de implementação dos processos, devemos ter muito cuidado com essa ordem.

2 – Ordem de implantação das áreas.

Esse item está intimamente ligado ao tópico anterior, pois o levantamento de processos é normalmente uma fonte importante na definição dessa ordem de  implantação nos departamentos.

Devemos sim atacar os departamentos que apresentaram maior número de problemas ou dificuldades no dia a dia, pois esse é o gargalo inicial.

É muito comum vermos situações onde, em função da ordem definida, esbarramos em problemas de definição que irão afetar de forma contundente o resultado da implantação.

Um deles é a definição de centro de custo e do plano de contas da empresa.

Caso o levantamento de processos não tenha atentado para o fato que, a na maioria esmagadora das empresas a obra é um centro de custo, teremos uma definição incorreta da estrutura desse ponto fundamental e que irá impactar diretamente na implantação e eventualmente  levar a termos todo um retrabalho para corrigir esse problema.

O CENTRO DE CUSTO e o PLANO DE CONTAS  são a espinha dorsal do ERP, não se esqueça disso jamais.

A ordem com que serão implantados os módulos do ERP, deve ser definida levando em consideração a integração entre os mesmos e lembrar sempre que a origem de todos os dados se dá na Engenharia, ou seja, toda a informação de custo vem da obra e de nenhum outro departamento.

Em uma Construtora a área principal é a Engenharia, então, todas as demais áreas são prestadores de serviço para a mesma.

3 – Gana por resultados

Outro ponto que temos que focar sempre é um ponto que interfere na credibilidade do ERP, da equipe de implementação e conseqüentemente no grau de ansiedade da empresa , usuários, gestores e alta administração.

Um ERP é na essência um processador de dados e todo processamento de dados parte de uma premissa básica que é.

ENTRADA DE DADOS => PROCESSAMENTO => INFORMAÇÃO PROCESSADA.

Com base nessa premissa básica, devemos focar no item que poucas equipes de implementação se preocupam que é a geração de Resultado (INFORMAÇÃO PROCESSADA).

O usuário final só percebe o resultado através de extração de dados, sejam elas por intermédio de relatórios, planilhas ou BI.

Sem isso todo o caminho percorrido durante a parametrização, treinamento e teste, fica sem um fim bem definido para o usuário, nada foi feito pelo simples fato dele não ver o resultado em suas mãos.

Muitas empresas fornecedoras de ERP, ou as famosas consultorias de implementação, costumam deixar para um segundo momento o levantamento e a implementação dos relatórios.

Lembre-se: o que coroa o término do processo é a apresentação do resultado do mesmo, e a empresa que está patrocinando todo esse movimento tem GANA POR RESULTADOS.

4 – Simplifique

Tenho uma máxima comigo que sempre procuro seguir DIFÍCIL É FAZER FÁCIL.

Essa máxima tem um significado muito simples, procure fazer com que as coisas aconteçam de maneira simples.

Normalmente, os problemas têm soluções simples. Cuidado com o hábito de complicar as situações procure sempre entendê-las como um todo, descobrindo a origem do problema e siga pelo caminho mais simples para resolvê-lo.

Em uma construtora temos usuários dos mais diversos níveis de escolaridade, quanto mais simples for melhor para todos.

Além disso, você sempre irá se deparar com a seguinte frase: “no sistema antigo era mais fácil”! Isso pode ser um indicador que você tenha complicado a vida do usuário. É claro que, muitas vezes, essa frase é dita pelo costume e intimidade com a ferramenta antiga, mas fique atento a isso.

5 – Foco na Engenharia

Não perca o foco da principal área da empresa.

Aqui é onde todas as integrações nascem.

É aqui onde todos os principais resultados terão que ser apresentados.

Afinal de contas uma construtora vive de Obra, e obra é com a engenharia.

Essas são apenas algumas das principais dicas para que o projeto de implementação de um ERP seja bem sucedido, é obvio que tem vários outro pontos que temos que ter atenção mas esses 5 são, na minha opinião, os principais.

Foco no processo, e lembre-se Difícil é fazer Fácil.

Como escolher um ERP para Construtoras

Uma das tarefas mais difíceis para qualquer empresa é a escolha de um bom ERP para atender as suas necessidades.

Para fazer essa escolha temos que ter em mente alguns pontos muito importantes, o mais importante deles é que o ERP é uma ferramenta que deverá atender principalmente as atividades fim da empresa.

Em se tratando de uma construtora essa tarefa se torna mais árdua ainda, visto que a maioria do ERP´s de mercado atendem muito bem as áreas de apoio como: compras, financeiro, fiscal, folha e contabilidade, mas dificilmente atendem as necessidades da área de engenharia e incorporação.

Uma escolha errada pode levar a um alto grau de customização, além de elevar consideravelmente o custo de implementação e aquisição.

Parece incrível, mas muitos dos fornecedores de ERP´s , inclusive empresas multinacionais, tendem a apresentar soluções adaptadas oriundas de necessidades da indústria e esquecem-se que o mercado da construção tem necessidades específicas.

Temos que procurar sempre ferramentas que atendam essas necessidades específicas, pois caso optemos pela ferramenta que não tenha essas características, iremos incorrer em uma falha comum que é a de perpetuar ou até mesmo ter que criar controles paralelos em planilhas ou customizações.

Nessa busca temos que procurar responder algumas perguntas, pois a aquisição de um ERP é mais que uma simples compra, é também a criação de uma parceria longa e perene.

Vou colocar algumas perguntas que devemos ter em mente nesse processo de seleção:

1. As empresas que estão  se candidatando para ser o meu fornecedor  tem tradição no segmento?
2. Qual experiência elas tem com a implementação dessa solução em construtoras?
3. Quem são os seus clientes?
4. Qual o porte de clientes eles atendem?
5. Existem cases de sucesso que possa visitar?
6. Existem cases de insucesso? Qual o motivo?
7. Essa empresa está preparada para acompanhar o crescimento da minha empresa?
8. Ela tem condições de me apoiar em qualquer lugar onde eu tenha obras?
9. Como é o seu atendimento? Suporte a dúvidas, atualização de versões, correções de erros, atendimento de demandas de melhorias.
10. Caso eu precise de um relatório personalizado como essa empresa vai atender a minha demanda? Tenho liberdade para criar ou estou preso ao atendimento do fornecedor?
11. Qual a abrangência da ferramenta proposta, sem a necessidade de ferramentas auxiliares, como por exemplo, analise de viabilidade?
12. Qual o nível de integração existente entre a ferramenta de gestão de obras com o restante do ERP?
13. Como é o processo de extração de dados gerenciais? Já existe ferramenta nativa ou preciso adquirir uma ferramenta auxiliar de BI?
14. Quais as formas de acesso ao sistema? Internet ou acesso remoto?
15. Qual a abrangência da ferramenta da engenharia? Somente orçamento ou tenho controle total inclusive do planejamento?
16. Qual a dependência de ferramentas de terceiros para planejamento como por exemplo o MS Project?
17. O ERP está preparado para atender as demandas de uma SPE? E de uma SCP?
18. Como é feito tratamento de consorcio de obras?
19. Como funcionará a capacitação dos usuários da empresa?
20. Qual o custo dessa ferramenta, na sua totalidade?
21. É possível fazer uma implementação modular?
22. Qual a metodologia de implementação que será adotada?

Essas são algumas das perguntas que temos que ter em mente de maneira geral para termos uma ferramenta que venha atender as demandas de uma empresa de engenharia de maneira genérica.

Temos também outras perguntas que devem ser feitas no momento em que ser for verificar a ferramenta específica de engenharia.

São perguntas como:

1. Existe ferramenta específica para a engenharia?
2. Como funciona o orçamento de obras? Principais funcionalidades como composição, insumos, BDI, Encargos sociais, custo de mão de obra e equipamentos.
3. Quais limitações existem com relação ao Orçamento?
4. Quais as facilidades que terei para ganhar produtividade no meu processo orçamentário?
5. É Fornecido um banco de dados de insumos, composições e preços? Se não, existem formas de utilizar informações padrão de mercado?
6. Que ferramentas estão disponíveis para entrega de orçamentos como planilhas, relatórios e outros?
7. Como é feito planejamento de obra?
8. Quais as ferramentas existentes?
9. Existe integração com o MS Project? E o com o Primavera?
10. Existe ferramenta nativa de PERT/COM?
11. Como é possível fazer o planejamento de compras?
12. É possível fazer o dimensionamento de Equipes?
13. É possível, com base no planejamento da obra, disparar compras automaticamente?
14. É possível fazer previsões de fluxo de caixa com base no planejamento de obra?
15. Como funciona a gestão de contratos de empreiteiros? Retenção, aditivos e deduções?
16. Como acompanhar a produtividade das equipes?
17. Como fazer o acompanhamento do custo diário de obra?
18. Como fazer o diário de obra?

Essas são algumas perguntas que irão demonstrar de maneira contundente se a ferramenta atende ao desejado e mais se a empresa de ERP tem o conhecimento necessário do segmento para atender a demanda de uma construtora na totalidade.

O maior erro que se pode cometer é cair na armadilha de empresas com marcas famosas que querem fornecer uma ferramenta que não atende de maneira integral a necessidade da empresa.

Esse é um cuidado que devemos ter, algumas empresa tem o discurso de conhecer as melhores praticas do mercado , quando na pratica, não tem a ferramenta e nem tão pouco a equipe qualificada na atividade fim da construtora.

Temos no Brasil ótimas empresas que dispõe de ferramentas para o segmento.

Cada empresa dessas tem suas características e particularidades atendendo as necessidades de maneiras distintas.

Algumas lhe darão suporte para o crescimento, outras custo baixo, outra  tecnologia, cabe decidir o que desejamos no momento e estamos atentos ao binômio BENEFICIO x CUSTO.

Devemos perseguir o melhor benefício com o menor custo, mas claro sempre de olho no futuro .