Dicas e cuidados na hora de implementar um ERP nas construtoras

 Em qualquer empresa, independente do ramo de atividade, a decisão de adquirir e implementar um novo ERP é um grande passo, que envolve investimentos elevados e grande volume de trabalho.

A implementação de um ERP é sempre uma coisa delicada, envolve muitas áreas, pessoas, processos e principalmente, por muitas vezes, mudança de cultura dentro da organização.

Essa tarefa tem por si só uma série de complicadores que interferem diretamente no bom andamento do projeto.

Um processo de implementação de um ERP atua claramente na zona de conforto de todos os funcionários que serão envolvidos no mesmo. O medo do novo e da mudança é sempre uma grande barreira a ser  vencida.

 Normalmente, esse medo provoca nas pessoas uma ação imediata de repulsa e tendência a sonegar informações e vem sempre acompanhada de uma grande resistência.

A resistência a mudança é uma barreira que precisa ser superada para que o projeto seja bem sucedido, pois conseguir o envolvimento e comprometimento de todos é fundamental.

Para isso é importante fazer uma reunião de alinhamento com todos os envolvidos e, principalmente, com os usuários chave de cada área para que eles tenham consciência do projeto e estejam alinhados com ele, essa é a nossa primeira dica.

Além disso tudo não podemos esquecer que a empresa não para durante o processo de implementação. As atividades cotidianas continuarão existindo e farão concorrência com as do projeto de implementação do ERP.

Outro ponto importante que as empresa de modo geral devem se atentar é  escolher uma pessoa adequada para ser o gerente desse projeto.

Essa pessoa terá grande responsabilidade, principalmente de zelar pelo bom andamento do projeto e procurar garantir o envolvimento de todos os usuários chave na passagem de informações.

Vamos ver dicas importantes para que uma Construtora garanta uma boa implementação do ERP.

1 – O Levantamento de processos.
Um erro comum que encontramos é o levantamento de processo de forma departamental.

Esse problema ocorre muito em função de uma identificação falha de gargalos da empresa.

Normalmente, no início do projeto, identificamos uma determinada área que se encontra em situação crítica e a tendência é procurar atender a essa área primeiro, até aí nenhum problema ou erro. O erro está em não se lembrar que essa área irá ter que, em algum momento, se integrar com o todo da empresa.

O levantamento de processos, como o próprio nome diz, deve ser feito com foco no processo, alinhando e alinhavando o processo, identificando todos os pontos de integração, buscando sempre identificar os pontos de origem e destino dos dados e informações gerados por esse departamento.

Normalmente nesse ponto se define a prioridade de implementação dos processos, devemos ter muito cuidado com essa ordem.

2 – Ordem de implantação das áreas.

Esse item está intimamente ligado ao tópico anterior, pois o levantamento de processos é normalmente uma fonte importante na definição dessa ordem de  implantação nos departamentos.

Devemos sim atacar os departamentos que apresentaram maior número de problemas ou dificuldades no dia a dia, pois esse é o gargalo inicial.

É muito comum vermos situações onde, em função da ordem definida, esbarramos em problemas de definição que irão afetar de forma contundente o resultado da implantação.

Um deles é a definição de centro de custo e do plano de contas da empresa.

Caso o levantamento de processos não tenha atentado para o fato que, a na maioria esmagadora das empresas a obra é um centro de custo, teremos uma definição incorreta da estrutura desse ponto fundamental e que irá impactar diretamente na implantação e eventualmente  levar a termos todo um retrabalho para corrigir esse problema.

O CENTRO DE CUSTO e o PLANO DE CONTAS  são a espinha dorsal do ERP, não se esqueça disso jamais.

A ordem com que serão implantados os módulos do ERP, deve ser definida levando em consideração a integração entre os mesmos e lembrar sempre que a origem de todos os dados se dá na Engenharia, ou seja, toda a informação de custo vem da obra e de nenhum outro departamento.

Em uma Construtora a área principal é a Engenharia, então, todas as demais áreas são prestadores de serviço para a mesma.

3 – Gana por resultados

Outro ponto que temos que focar sempre é um ponto que interfere na credibilidade do ERP, da equipe de implementação e conseqüentemente no grau de ansiedade da empresa , usuários, gestores e alta administração.

Um ERP é na essência um processador de dados e todo processamento de dados parte de uma premissa básica que é.

ENTRADA DE DADOS => PROCESSAMENTO => INFORMAÇÃO PROCESSADA.

Com base nessa premissa básica, devemos focar no item que poucas equipes de implementação se preocupam que é a geração de Resultado (INFORMAÇÃO PROCESSADA).

O usuário final só percebe o resultado através de extração de dados, sejam elas por intermédio de relatórios, planilhas ou BI.

Sem isso todo o caminho percorrido durante a parametrização, treinamento e teste, fica sem um fim bem definido para o usuário, nada foi feito pelo simples fato dele não ver o resultado em suas mãos.

Muitas empresas fornecedoras de ERP, ou as famosas consultorias de implementação, costumam deixar para um segundo momento o levantamento e a implementação dos relatórios.

Lembre-se: o que coroa o término do processo é a apresentação do resultado do mesmo, e a empresa que está patrocinando todo esse movimento tem GANA POR RESULTADOS.

4 – Simplifique

Tenho uma máxima comigo que sempre procuro seguir DIFÍCIL É FAZER FÁCIL.

Essa máxima tem um significado muito simples, procure fazer com que as coisas aconteçam de maneira simples.

Normalmente, os problemas têm soluções simples. Cuidado com o hábito de complicar as situações procure sempre entendê-las como um todo, descobrindo a origem do problema e siga pelo caminho mais simples para resolvê-lo.

Em uma construtora temos usuários dos mais diversos níveis de escolaridade, quanto mais simples for melhor para todos.

Além disso, você sempre irá se deparar com a seguinte frase: “no sistema antigo era mais fácil”! Isso pode ser um indicador que você tenha complicado a vida do usuário. É claro que, muitas vezes, essa frase é dita pelo costume e intimidade com a ferramenta antiga, mas fique atento a isso.

5 – Foco na Engenharia

Não perca o foco da principal área da empresa.

Aqui é onde todas as integrações nascem.

É aqui onde todos os principais resultados terão que ser apresentados.

Afinal de contas uma construtora vive de Obra, e obra é com a engenharia.

Essas são apenas algumas das principais dicas para que o projeto de implementação de um ERP seja bem sucedido, é obvio que tem vários outro pontos que temos que ter atenção mas esses 5 são, na minha opinião, os principais.

Foco no processo, e lembre-se Difícil é fazer Fácil.