Sindrome de Gabriela

Algumas empresas querem se modernizar e com toda a razão investem em tecnologia, porém se esquecem que somente tecnologia não irá resolver o problema. A tecnologia é uma ferramenta mas o processos precisam ser revistos, modernizados , remodelados. 

Nesse hora surge a síndrome de Gabriela. 

O que mais vermos são pessoas falando "mas sempre foi assim, sempre fiz assim, para que mudar?".
Para isso mudar é fundamental que a empresa e alta gestão apõem efetivamente a mudança, que a patrocinem e estejam dispostos a até mesmo afastar aquelas pessoas que não estejam em consonância com o objetivo da empresa.
No mundo competitivo de hoje não há espaço para "Gabrielas"

Sem essa mudança fundamental não haverá modernização, você trilhara os mesmos caminhos tortuosos e obterá os mesmos resultados indesejados. 

Dicas e cuidados na hora de implementar um ERP nas construtoras

 Em qualquer empresa, independente do ramo de atividade, a decisão de adquirir e implementar um novo ERP é um grande passo, que envolve investimentos elevados e grande volume de trabalho.

A implementação de um ERP é sempre uma coisa delicada, envolve muitas áreas, pessoas, processos e principalmente, por muitas vezes, mudança de cultura dentro da organização.

Essa tarefa tem por si só uma série de complicadores que interferem diretamente no bom andamento do projeto.

Um processo de implementação de um ERP atua claramente na zona de conforto de todos os funcionários que serão envolvidos no mesmo. O medo do novo e da mudança é sempre uma grande barreira a ser  vencida.

 Normalmente, esse medo provoca nas pessoas uma ação imediata de repulsa e tendência a sonegar informações e vem sempre acompanhada de uma grande resistência.

A resistência a mudança é uma barreira que precisa ser superada para que o projeto seja bem sucedido, pois conseguir o envolvimento e comprometimento de todos é fundamental.

Para isso é importante fazer uma reunião de alinhamento com todos os envolvidos e, principalmente, com os usuários chave de cada área para que eles tenham consciência do projeto e estejam alinhados com ele, essa é a nossa primeira dica.

Além disso tudo não podemos esquecer que a empresa não para durante o processo de implementação. As atividades cotidianas continuarão existindo e farão concorrência com as do projeto de implementação do ERP.

Outro ponto importante que as empresa de modo geral devem se atentar é  escolher uma pessoa adequada para ser o gerente desse projeto.

Essa pessoa terá grande responsabilidade, principalmente de zelar pelo bom andamento do projeto e procurar garantir o envolvimento de todos os usuários chave na passagem de informações.

Vamos ver dicas importantes para que uma Construtora garanta uma boa implementação do ERP.

1 – O Levantamento de processos.
Um erro comum que encontramos é o levantamento de processo de forma departamental.

Esse problema ocorre muito em função de uma identificação falha de gargalos da empresa.

Normalmente, no início do projeto, identificamos uma determinada área que se encontra em situação crítica e a tendência é procurar atender a essa área primeiro, até aí nenhum problema ou erro. O erro está em não se lembrar que essa área irá ter que, em algum momento, se integrar com o todo da empresa.

O levantamento de processos, como o próprio nome diz, deve ser feito com foco no processo, alinhando e alinhavando o processo, identificando todos os pontos de integração, buscando sempre identificar os pontos de origem e destino dos dados e informações gerados por esse departamento.

Normalmente nesse ponto se define a prioridade de implementação dos processos, devemos ter muito cuidado com essa ordem.

2 – Ordem de implantação das áreas.

Esse item está intimamente ligado ao tópico anterior, pois o levantamento de processos é normalmente uma fonte importante na definição dessa ordem de  implantação nos departamentos.

Devemos sim atacar os departamentos que apresentaram maior número de problemas ou dificuldades no dia a dia, pois esse é o gargalo inicial.

É muito comum vermos situações onde, em função da ordem definida, esbarramos em problemas de definição que irão afetar de forma contundente o resultado da implantação.

Um deles é a definição de centro de custo e do plano de contas da empresa.

Caso o levantamento de processos não tenha atentado para o fato que, a na maioria esmagadora das empresas a obra é um centro de custo, teremos uma definição incorreta da estrutura desse ponto fundamental e que irá impactar diretamente na implantação e eventualmente  levar a termos todo um retrabalho para corrigir esse problema.

O CENTRO DE CUSTO e o PLANO DE CONTAS  são a espinha dorsal do ERP, não se esqueça disso jamais.

A ordem com que serão implantados os módulos do ERP, deve ser definida levando em consideração a integração entre os mesmos e lembrar sempre que a origem de todos os dados se dá na Engenharia, ou seja, toda a informação de custo vem da obra e de nenhum outro departamento.

Em uma Construtora a área principal é a Engenharia, então, todas as demais áreas são prestadores de serviço para a mesma.

3 – Gana por resultados

Outro ponto que temos que focar sempre é um ponto que interfere na credibilidade do ERP, da equipe de implementação e conseqüentemente no grau de ansiedade da empresa , usuários, gestores e alta administração.

Um ERP é na essência um processador de dados e todo processamento de dados parte de uma premissa básica que é.

ENTRADA DE DADOS => PROCESSAMENTO => INFORMAÇÃO PROCESSADA.

Com base nessa premissa básica, devemos focar no item que poucas equipes de implementação se preocupam que é a geração de Resultado (INFORMAÇÃO PROCESSADA).

O usuário final só percebe o resultado através de extração de dados, sejam elas por intermédio de relatórios, planilhas ou BI.

Sem isso todo o caminho percorrido durante a parametrização, treinamento e teste, fica sem um fim bem definido para o usuário, nada foi feito pelo simples fato dele não ver o resultado em suas mãos.

Muitas empresas fornecedoras de ERP, ou as famosas consultorias de implementação, costumam deixar para um segundo momento o levantamento e a implementação dos relatórios.

Lembre-se: o que coroa o término do processo é a apresentação do resultado do mesmo, e a empresa que está patrocinando todo esse movimento tem GANA POR RESULTADOS.

4 – Simplifique

Tenho uma máxima comigo que sempre procuro seguir DIFÍCIL É FAZER FÁCIL.

Essa máxima tem um significado muito simples, procure fazer com que as coisas aconteçam de maneira simples.

Normalmente, os problemas têm soluções simples. Cuidado com o hábito de complicar as situações procure sempre entendê-las como um todo, descobrindo a origem do problema e siga pelo caminho mais simples para resolvê-lo.

Em uma construtora temos usuários dos mais diversos níveis de escolaridade, quanto mais simples for melhor para todos.

Além disso, você sempre irá se deparar com a seguinte frase: “no sistema antigo era mais fácil”! Isso pode ser um indicador que você tenha complicado a vida do usuário. É claro que, muitas vezes, essa frase é dita pelo costume e intimidade com a ferramenta antiga, mas fique atento a isso.

5 – Foco na Engenharia

Não perca o foco da principal área da empresa.

Aqui é onde todas as integrações nascem.

É aqui onde todos os principais resultados terão que ser apresentados.

Afinal de contas uma construtora vive de Obra, e obra é com a engenharia.

Essas são apenas algumas das principais dicas para que o projeto de implementação de um ERP seja bem sucedido, é obvio que tem vários outro pontos que temos que ter atenção mas esses 5 são, na minha opinião, os principais.

Foco no processo, e lembre-se Difícil é fazer Fácil.

Como escolher um ERP para Construtoras

Uma das tarefas mais difíceis para qualquer empresa é a escolha de um bom ERP para atender as suas necessidades.

Para fazer essa escolha temos que ter em mente alguns pontos muito importantes, o mais importante deles é que o ERP é uma ferramenta que deverá atender principalmente as atividades fim da empresa.

Em se tratando de uma construtora essa tarefa se torna mais árdua ainda, visto que a maioria do ERP´s de mercado atendem muito bem as áreas de apoio como: compras, financeiro, fiscal, folha e contabilidade, mas dificilmente atendem as necessidades da área de engenharia e incorporação.

Uma escolha errada pode levar a um alto grau de customização, além de elevar consideravelmente o custo de implementação e aquisição.

Parece incrível, mas muitos dos fornecedores de ERP´s , inclusive empresas multinacionais, tendem a apresentar soluções adaptadas oriundas de necessidades da indústria e esquecem-se que o mercado da construção tem necessidades específicas.

Temos que procurar sempre ferramentas que atendam essas necessidades específicas, pois caso optemos pela ferramenta que não tenha essas características, iremos incorrer em uma falha comum que é a de perpetuar ou até mesmo ter que criar controles paralelos em planilhas ou customizações.

Nessa busca temos que procurar responder algumas perguntas, pois a aquisição de um ERP é mais que uma simples compra, é também a criação de uma parceria longa e perene.

Vou colocar algumas perguntas que devemos ter em mente nesse processo de seleção:

1. As empresas que estão  se candidatando para ser o meu fornecedor  tem tradição no segmento?
2. Qual experiência elas tem com a implementação dessa solução em construtoras?
3. Quem são os seus clientes?
4. Qual o porte de clientes eles atendem?
5. Existem cases de sucesso que possa visitar?
6. Existem cases de insucesso? Qual o motivo?
7. Essa empresa está preparada para acompanhar o crescimento da minha empresa?
8. Ela tem condições de me apoiar em qualquer lugar onde eu tenha obras?
9. Como é o seu atendimento? Suporte a dúvidas, atualização de versões, correções de erros, atendimento de demandas de melhorias.
10. Caso eu precise de um relatório personalizado como essa empresa vai atender a minha demanda? Tenho liberdade para criar ou estou preso ao atendimento do fornecedor?
11. Qual a abrangência da ferramenta proposta, sem a necessidade de ferramentas auxiliares, como por exemplo, analise de viabilidade?
12. Qual o nível de integração existente entre a ferramenta de gestão de obras com o restante do ERP?
13. Como é o processo de extração de dados gerenciais? Já existe ferramenta nativa ou preciso adquirir uma ferramenta auxiliar de BI?
14. Quais as formas de acesso ao sistema? Internet ou acesso remoto?
15. Qual a abrangência da ferramenta da engenharia? Somente orçamento ou tenho controle total inclusive do planejamento?
16. Qual a dependência de ferramentas de terceiros para planejamento como por exemplo o MS Project?
17. O ERP está preparado para atender as demandas de uma SPE? E de uma SCP?
18. Como é feito tratamento de consorcio de obras?
19. Como funcionará a capacitação dos usuários da empresa?
20. Qual o custo dessa ferramenta, na sua totalidade?
21. É possível fazer uma implementação modular?
22. Qual a metodologia de implementação que será adotada?

Essas são algumas das perguntas que temos que ter em mente de maneira geral para termos uma ferramenta que venha atender as demandas de uma empresa de engenharia de maneira genérica.

Temos também outras perguntas que devem ser feitas no momento em que ser for verificar a ferramenta específica de engenharia.

São perguntas como:

1. Existe ferramenta específica para a engenharia?
2. Como funciona o orçamento de obras? Principais funcionalidades como composição, insumos, BDI, Encargos sociais, custo de mão de obra e equipamentos.
3. Quais limitações existem com relação ao Orçamento?
4. Quais as facilidades que terei para ganhar produtividade no meu processo orçamentário?
5. É Fornecido um banco de dados de insumos, composições e preços? Se não, existem formas de utilizar informações padrão de mercado?
6. Que ferramentas estão disponíveis para entrega de orçamentos como planilhas, relatórios e outros?
7. Como é feito planejamento de obra?
8. Quais as ferramentas existentes?
9. Existe integração com o MS Project? E o com o Primavera?
10. Existe ferramenta nativa de PERT/COM?
11. Como é possível fazer o planejamento de compras?
12. É possível fazer o dimensionamento de Equipes?
13. É possível, com base no planejamento da obra, disparar compras automaticamente?
14. É possível fazer previsões de fluxo de caixa com base no planejamento de obra?
15. Como funciona a gestão de contratos de empreiteiros? Retenção, aditivos e deduções?
16. Como acompanhar a produtividade das equipes?
17. Como fazer o acompanhamento do custo diário de obra?
18. Como fazer o diário de obra?

Essas são algumas perguntas que irão demonstrar de maneira contundente se a ferramenta atende ao desejado e mais se a empresa de ERP tem o conhecimento necessário do segmento para atender a demanda de uma construtora na totalidade.

O maior erro que se pode cometer é cair na armadilha de empresas com marcas famosas que querem fornecer uma ferramenta que não atende de maneira integral a necessidade da empresa.

Esse é um cuidado que devemos ter, algumas empresa tem o discurso de conhecer as melhores praticas do mercado , quando na pratica, não tem a ferramenta e nem tão pouco a equipe qualificada na atividade fim da construtora.

Temos no Brasil ótimas empresas que dispõe de ferramentas para o segmento.

Cada empresa dessas tem suas características e particularidades atendendo as necessidades de maneiras distintas.

Algumas lhe darão suporte para o crescimento, outras custo baixo, outra  tecnologia, cabe decidir o que desejamos no momento e estamos atentos ao binômio BENEFICIO x CUSTO.

Devemos perseguir o melhor benefício com o menor custo, mas claro sempre de olho no futuro .

Como a TI pode contribuir para a Sustentabilidade?

Muito se fala de Sustentabilidade, mas em que contexto, com que significado?

Seria a sustentabilidade somente a aplicação de materiais com cunho ecológico como  os  ecologicamente corretos que reduzem o consumo de energia, água, que agridam menos o meio ambiente e assim por diante?

As empresas por sua vez procuram certificações, selos e meios de se apresentar como empresa verde e sustentável.

Todo o foco que vemos se baseia na questão ambiental, e nos esquecemos que a sustentabilidade tem 3 vertentes e não somente uma.

Temos a questão Ambiental, Econômica e Social, e aí mora o meu questionamento, como podemos trabalhar nessas 3 vertentes?

É obvio que a questão ambiental é que está mais em voga, onde temos várias pessoas e instituições trabalhando e apresentando soluções para que tenhamos cada vez mais opções melhores com esse enfoque.

Na construção civil temos uma série de iniciativas,onde vemos a apresentação de equipamentos, materiais e novas tecnologias de construção muito interessantes que trazem

ganhos para o meio ambiente e a longo prazo para os usuários dessas construções.

É nesse momento que temos que nos questionar:

O que mais podemos fazer?

O meu canteiro de obra é sustentável?

E a tecnologia da informação onde pode me ajudar nesse ponto?

Em todas as obras de empresa que tenham um porte médio, temos toda uma estrutura de informática, onde os computadores são usados por um período máximo de 10 horas por dia. Mas e no restante do tempo, como esses equipamentos são utilizados?

E o consumo de energia elétrica desses equipamentos? A utilização de impressoras, consumo de papel? Será que tudo que foi impresso era realmente necessário?

É nesse cenário que a tecnologia da informação pode vir e ajudar na questão da sustentabilidade de maneira contundente.

É claro que termos equipamentos que consumam menos energia elétrica, que sejam produzidos de maneira sustentável, mas como fazer para que o parque de máquinas existentes nas empresas que não tiveram essa preocupação possam contribuir com essa causa.

Algumas medidas simples podem ser tomadas levando a esse objetivo, por exemplo:

Imprimir somente o que realmente precisa ser impresso;

Ao deixar o computador para o café, no lugar do descanço de tela, desligar o monitor

Como podem ver, esses dois exemplos são coisas simples de se fazer no nosso dia a dia e que podem contribuir com a sustentabilidade, alem de trazerem economia para empresa.

Vamos pensar sobre esses dois itens somente.

Ao reduzir o número de impressões, estou consumindo menos papel, menos tinta ou toner e usando menor energia da impressora.

O monitor fica ligado em media 8 horas por dia, quanto tempo você realmente passa a frente dele? Já foi para casa alguma vez e o deixou ligado sem querer?

Você sai de casa e deixa a sua televisão ligada? Creio que não.

Essas medidas trazem grande economia para empresa e reduz a agressão ao meio ambiente.

Existem estudos que comprovam que um monitor de computador em estado de espera tem o seu consumo de energia reduzido em mais de 80 % em média, em alguns modelos chega a 90%.

Assim como essas temos várias atitudes que podemos tomar no nosso dia a dia.

E como a TI pode contribuir com esses dois aspectos?

O gestor da rede pode e deve colocar uma política de economia de energia que, onde o computador ficar ocioso por um tempo desligue o seu monitor ou entre no modo de economia.

Normatizar o volume de impressões com o uso de impressoras tarifadas.

Também são medidas simples e rápidas de serem implementadas.

Mas quero focar não somente nesses dois pontos, vou demonstrar para vocês como um ERP pode contribuir para sustentabilidade e economia de uma empresa, onde usarei como exemplo uma empresa de engenharia.

Sim, o ERP pode sim contribuir para a causa da sustentabilidade.

Se pensarmos  nos processos que temos envolvidos em toda a operação da empresa veremos que o ERP é uma importante ferramenta para empresa e que pode contribuir de forma contundente na questão da sustentabilidade.

Vou focar em apenas um processo do dia a dia de uma construtora para exemplificar como podemos usar essa ferramenta na questão da sustentabilidade.

O processo de compra e consumo de material.

Toda boa construtora tem o seu processo de construção bem planejado, esse planejamento feito dentro de um bom ERP irá permitir que saibamos com a antecedência necessária a quantidade de material necessário para cada etapa da obra, bem como teremos essa informação distribuída no tempo.

 Esse processo bem feito e conduzido irá permitir uma considerável economia de espaço de armazenamento e uma maior organização do almoxarifado existente no canteiro, além é claro da economia  que trará na compra dos mesmos.

Tendo o material bem organizado e focado no consumo necessário para execução é possível reduzir o desperdício desse material, evitando o assim o aumento da produção dos resíduos sólidos e lixo no canteiro de obras.

Como fazer isso acontecer?

Com praticas simples no dia a dia operacional da obra como, por exemplo, fazer as compras e entrega de material com base no planejamento da obra.

Para cada serviço que for ser executado o responsável pelo mesmo irá receber somente o que está previsto no planejamento, garantindo assim o consumo do que foi previsto, reduzindo perdas e mantendo a rentabilidade do projeto.

Existem estudos que demonstram que a perda média de material pode chegar a 25%, e essa perda com o planejamento e controle adequados podem ser levada para níveis de 3 a 4%.

Para isso o planejamento e controles adequados se fazem necessários e a ferramenta para isso é o ERP.

Outro ponto que a TI pode ajudar e muito é com a redução do consumo e tramite de papel na empresa.

Como ?

O uso do ECM ( Enterprise Content Management /Gestão de Conteúdo Empresarial).

Essa é uma poderosa ferramenta que agrega GED ( gestão eletrônica de documentos ), workflow e BPM ( Business Process Management /Gerenciamento de processos de negocio).

Com o ECM podemos além de ter ganhos inestimáveis com a organização de processos e informações.

Dentro de nossas empresas existem uma seria de informações que não estão adequadamente estruturadas e mais preservadas.

O volume de planilhas, documentos e outras mídias digitais espalhadas pelos computadores pessoais, diretórios de redes, emails e pendrives, é grande e a sua recuperação demandam um tempo e esforço maior ainda.

Para organizar todas essas informações não estruturadas temos o ECM, que permite que organizemos, armazenemos e mantenhamos essas informações a salvo dentro da organização.

Estudos estimam que anualmente 45% do tempo dos executivos das empresas é gasto na busca de informações não estruturadas e sem muito sucesso.

Quanto custa esse tempo? Quanto de energia é gasto nessa procura? Energia pessoal e claro energia Elétrica.

Agora pegue todo esse conteúdo , no momento que você recebe e coloque-o em um container de informação, o GED, onde esse conteúdo ,será organizado, armazenado, indexado, mantido e irá lhe permitir, revisar, atualizar, divulgar e pesquisar todas as informações neles contidas.

O uso do GED irá evitar um custo enorme de impressão , já que é possível ter acesso as informações na tela dos nossos computadores.

Imagine a seguinte situação, você está passando por um processo de auditoria de ISO9000 e precisa da licença ambiental da uma determinada obra para apresentar para o auditor, o que se faz normalmente? Vamos ao arquivo, buscamos a licença, tiramos uma cópia, deixamos o original no arquivo, e a copia mostramos para o auditor.

Bom, vamos pensar nesse processo simplório, imaginando que o arquivo fica em uma sala que não é muito acessada, a mesma estava com a luz apagada e você teve que acendê-la, o tempo que levou para encontrar o documento, se estava tudo muito bem organizado foi de pelo menos 5 minutos, alem disso teve o consumo de energia , tonner e papel da copia tirada, e isso tudo para quê? Para o auditor olhar e lhe falar que estava tudo ok.

Com o ECM esse processo será da seguinte maneira, você irá acessar o seu computador que já está ligado, pesquisará o documento, levará alguns segundos para encontrar a informação e apresentar na tela para o auditor, tendo o mesmo resultado.

Como pode ver o uso dessa ferramenta irá evitar o consumo de papel desnecessário, com ela integrada ao ERP, você pode ter todos os documentos vinculados aos projetos sendo acessados rápida e facilmente por quem for de direto. Informações referentes a contratos de clientes, de fornecedores, notas fiscais e os vários documentos que estão interligados aos vários processos de nossas empresas e que constantemente tiramos copias para deixar a informação em cada ponto desse processo, e que no fim de tudo a maioria irá parar no lixo, ou na melhor das hipóteses com rascunho.

Além de estamos agredindo a natureza, estamos aumentando o custo de nossa operação de maneira desnecessária.

Esses são apenas alguns exemplos de como podemos usar a TI, o ERP e as ferramentas informatizadas para nos ajudar a termos uma empresa sustentável, e junto a isso reduzirmos o custo de nossas empresas.

Porque é tão dificil implantar um ERP ?

Porque é tão dificil implantar um ERP ?

A implantação de um ERP não é um processo fácil, e normalmente passa por uma série de dificuldades que precisam ser contornadas para que o projeto seja um sucesso .

Passamos por vários tipos de dificuldades, e aqui vou elencar algumas que são comumente encontradas, irei também dar algumas dicas que irão ajudar a contornar essas dificuldades.

As situações que aqui serão narradas dependem diretamente da filosofia da empresa e muitas vezes são criadas até mesmo em função da maneira com que a o processo de compra da solução foi conduzido.

Podemos demonstrar o processo de aquisição de software por meio do gráfico abaixo que demonstra a expectativa do cliente com relação ao que o lhe é apresentado  e o que o aplicativo faz.

Como podemos ver, durante todo o processo de negociação o que é apresentado é que o sistema faz tudo que se quer,  e com isso a expectativa de quem está adquirindo somente aumenta.

Aumenta, pois enxerga que todos os seus desejos e anseios poderão ser alcançados pela maravilhosa ferramenta que lhe está sendo apresentada, mas a sua necessidade nem sempre é o que ele anseia, e muitas vezes o sistema atende adequadamente o que ele precisa.

Mas se isso não bastasse depois vem o processo de implementação de tudo que foi vendido para a alta administração, e é nessa hora que começam os primeiros problemas, onde é fundamental que o gerente de projeto mostre a sua faceta perversa e traga as expectativas do cliente para o nível que o sistema atende ou o que ele necessita, conforme o gráfico abaixo.

O gerente de projeto deve deixar claro para o cliente que nem tudo que ele deseja e anseia será feito, que DESEJO é diferente de NECESSIDADE. É fundamental que ele traga o cliente e os usuário para a realidade, apresentando e demonstrando o que pode ser feito.

Nesse momento deve-se ter cuidado e cautela, pois irá gerar um trauma e virá à tona a famosa frase, “Mas não foi isso que comprei, não foi isso que me apresentaram, me prometeram tudo que desejo”. É nessa hora que a habilidade de comunicação e capacidade de negociação do gerente de projeto deve se apresentar.

Vencida essa fase da expectativa, começam a aparecer outros problemas, que irão necessitar de tanta ou mais diplomacia pode parte do gerente do projeto.

A resistência do Usuário

Durante o processo de implementação iremos nos deparar com a resistência natural de todos os usuários, que terão que se adaptar a uma nova realidade, não só no que tange ao sistema informatizado, mas muitas vezes com mudanças de procedimentos e normas.

Nessa hora uma ferramenta muito útil é a Gestão de Mudança, essa ferramenta se bem trabalhada irá permitir que consigamos os envolvimento e comprometimento de todos para que possamos superar bem as barreiras imposta por pessoas que não desejam a mudança.

É muito comum encontrarmos pessoas com o discursos com os seguintes contextos :

“A empresa trabalha a sim há vários anos, porque mudar agora?”

“Estamos ganhando dinheiro assim, quem me prova que essa mudança é boa para empresa”

“Essa obra já começou errada não vale a pena implantar tudo isso, vamos terminar como começamos”

“O sistema antigo funcionava tão bem, é muito melhor, para que mudar?”

Essas e outras colocações irão surgir a todo o momento, e teremos que, muitas vezes, usar de uma boa dose paciência e muita diplomacia para mudar esses contextos. Caso isso não resolva uma boa estratégia é sempre envolver a alta gestão e usar da sua influência e patente para eliminar esses focos de resistência.

A eliminação desses focos de resistência o quanto antes se faz necessário para que eles não cresçam e venham a sabotar o projeto.

Outro problema que irá aparecer é a notória falta de capacidade de quem está envolvida no processo.

A Capacidade técnica da equipe de implementação.

Várias são as vezes que as empresas fornecedoras de software não se aliam a um processo adequado de consultoria de processos, e mais, contam com profissionais pouco preparados para entender o contexto de negócio da empresa.

No mercado da construção essa é uma realidade, são poucos os profissionais dessas empresas de softwares que entendem as nuances de uma empresa de construção.

É fundamental que a o profissional que vá integrar a equipe de técnica de implementação tenha conhecimento solido dos processos, e claro uma boa experiência no ramo, assim evitaremos uma serie de problemas inclusive com relação a nomenclaturas, termos técnicos, exigências legais e processos que são comuns a área.

A pouca experiência dos profissionais na área fim da empresa leva a outro problema constante.

A seqüência de levantamento e implementação.

Muitas empresas de software tendem a pasteurizar o seu processo de implementação, o que até deve ser feito para que as mesmas tenham maior produtividade, mas isso deve ser feito com foco no processo do cliente.

Um erro comum das empresas de softwares é venderem focadas no processo e na hora da entrega a fazem de maneira modular, o que irá prejudicar a implementação e o sucesso do projeto.

Esse fato é comum principalmente quando o Cliente colocar a frente do projeto uma pessoa que não irá se dedicar da maneira adequada ou não tem a experiência necessária para direcionar o trabalho que deve ser feito.

O processo de levantamento deve sempre comercar pela atividade fim da empresa, é comum vermos levantamentos iniciando pela contabilidade, fiscal ou financeiro que são justamente as áreas onde os processos irão finalizar.

Em uma construtora,  a origem de tudo é na engenharia, as demais áreas da empresa, são apoio ao negocio, não existe financeiro se não existir obra, não existe obra se não existir orçamento. Tudo gira em torno do negocio engenharia, o grande foco de controle estão nos processos da engenharia, toda atenção deve ser dada á essa área, pois é dela que teremos as informações gerencias para apuração do resultado da empresa.

Essa visão é fundamental, não importa se a primeira área que terá o sistema nova implementado será o RH ou a contabilidade, mas que no final da implementação as informações fundamentais da empresa sairão da engenharia, informações tais como:

Rentabilidade das obras

Custo Orçado x Realizado

Percentual de atraso

Custo de compras

Produtividade

E vários outros  indicadores que farão parte da gestão da empresa.

A desatenção dessa seqüência normalmente nos leva outro problema.

Baixa confiabilidade na capacidade da ferramenta adquirida

O fato da equipe de implementação começar por área não fim, leva em muitos casos à gestão da empresa não visualizarem os benefícios que a opção pela troca da ferramenta de gestão trará.

Isso acontece pelo fato da área fim ter sido deixada por ultimo , em função da empresa de software não ter profissional capacitado disponível para o projeto.

Esse é um ponto que o gerente do projeto deve ter uma atenção redobrada pois sem isso iremos ver crescer os problemas anteriores em função de uma falha de gestão no que tange a montagem da equipe.

O profissional que for atuar na implementação da área fim da empresa , deverá ter um alto conhecimento dos processos dessa área, e do produto que irá implementar.

Caso esse profissional não tenha esse conhecimento, não o utilize. Colocá-lo em processo desse tipo, pode ser um verdadeiro “harakiri”. Ele irá destruir o projeto, e colocar em cheque a ferramenta, e em alguns casos irá levar ao término prematuro do projeto.

Profissionais com pouco conhecimento tendem a colocar a culpa na ferramenta, alimentando o monstro da resistência a mudança, isso é sempre desastroso, pois a confiança na ferramenta se desintegra.

É obvio que em certos momentos a ferramenta irá apresentar falhas e não aderência, e um profissional conhecedor do mercado e com ampla experiência tem a capacidade de superar esses desafios, portanto, tenha na equipe de implantação um profissional muito bem capacitado.

Podemos dizer que esses são os principais fatores de risco e dificultadores para a implementação de um ERP em qualquer empresa.

Não podemos perder o foco na atividade fim da empresa afinal de contas a maioria das empresas não é bureau contábil.

Ganhos proporcionados por uma boa definição de processos.

Será que somente termos em nossas empresas um bom ERP é o suficiente para que todos os problemas se resolvam ?

A resposta é não.

Um bom ERP sem duvida é importante, mas o mais importante para empresa é ter o seus processos bem definidos e modelados.

Uma boa definição de processos irá garantir que as engrenagens da empresa funcionem corretamente.

Um ponto que devemos ter sempre em mente é que o ERP é apenas uma ferramenta e não uma vara de condão que com um passe de mágica irá solucionar todos os problemas existentes na empresa.

Devemos sempre estar atentos a forma com que esses processos estão definidos, em muitas empresas encontramos manuais maravilhosos com todos os processos bem descritos e detalhados, com definições de atribuições, responsabilidades e todo o aparato teórico de como os processos e procedimentos deveriam funcionar na empresa, porém essa informação 

nunca saiu do papel para a prática.

Em outras empresas encontramos o cenário contrário, onde não existe nada descrito e documentado , porém os procedimentos estão cotidianamente sendo usados de maneira tal que todos sabem até onde vão as suas atribuições,responsabilidades, deveres e políticas.

Há ainda empresas que você encontra o caos completo, onde não existe qualquer processo ou procedimento que oriente a forma de cada um trabalhar, onde cada colaborador faz as suas atividades da maneira que lhe conveniente, onde a exceção é a regra, onde cada vez que  uma operação vai ser executada a mesma é feita de uma maneira diferente.

Existem ainda aquelas que tem todos os processos descritos e documentados mas não estão implementados na prática , onde cada um faz como melhor lhe convêm.

O que devemos procurar é ter nas nossas organizações os processos e procedimentos bem definidos e implementados, fazendo com que todos saibam o seu papel, as regras as quais devem seguir, como devem proceder em cada situação, saberem as suas responsabilidades e onde as suas ações irão impactar no resultado da operação da organização.

Ter essa filosofia assertiva e clara implementada, é de fundamental importância e pode trazer enorme ganhos como por exemplo :

1. Aumento na produtividade dos colabores
2. Diminuição ou até mesmo a eliminação do retrabalho
3. Informações confiáveis
4. Agilidade no transito das informações dentro da organização
5. Facilidade na recuperação de informações
6. Facilidade na consolidação de informações e resultados
7. Melhoria no processo de tomada de decisões
8. Melhor acompanhamento dos resultados da empresa

Esses são apenas alguns dos benefícios são decorrentes da boa definição de processos e a sua correta implementação.

Com essa consciência, implantar um ERP antes de mais nada exige que revisemos os processos e procedimentos para que as ferramentas que o ERP irá nos proporcionar se encontrem em consonância com os processos, e para que possamos identificar claramente o que ela não irá atender e assim definirmos as situações de contorno .

O ERP irá tão somente informatizar e agilizar os processos que a empresa adota ou seja, se você tem o caos irá informatizar o caos e torná-lo mais ágil, se você tem processos bem definidos terá o nirvana.

Os processos são o cérebro da organização, o ERP os músculos, e os colaboradores são as terminações nervosas que irão fazer os músculos funcionarem corretamente.

Lembrem-se que onde a cabeça não pensa o corpo padece.

Aliar consultoria de processos à implementação do ERP traz ganhos substanciais para a organização e ajuda a alinhar as expectativas da alta administração com o operacional.

O foco nos processos e no horizonte de crescimento da empresa não deve nunca ser perdido e o ERP será a ferramenta , a massa muscular que irá levar a empresa a esse objetivo.

FOCO NOS PROCESSOS E NOS RESULTADOS.